La organizacion de la bodega

Organización y procedimiento interno
1. Organización interna
La dimensión de la Estructura Organizativa dependerá del tamaño de la empresa y su función básica en el mercado nacional. Existe un sin número de empresas importadores, donde su estructura básica es la del agente de compras y el área de despacho hacia el cliente final, con la debida dirección de la Gerencia General.

A continuación se presenta una Organización prototipo, sujeta a ser modificada, con base a las necesidades de cada empresa.



La función del departamento de Compras es dotar a la Empresa de todos los elementos necesarios para el normal desarrollo de las actividades de compra nacional y de importación. Calificar a los proveedores teniendo en cuenta la documentación requerida, los precios, la calidad y el servicio. Solicitar las cotizaciones que se requieran para elaborar los comparativos necesarios para tomar decisiones. Elaborar las ordenes de compra para todos los bienes o servicios que se requieran, con copia al almacén y/o bodega y otra para el proveedor. Principalmente responsable de la coordinación del procedimiento de importaciones y la comunicación estrecha con los agentes de servicio en apoyo al proceso.

2. Proceso de importación
¿Cómo se origina una importación?
PASO 1 El importador solicita cotización de un producto "X" a un proveedor en el extranjero.
PASO 2 El importador acepta la cotización y hace el pedido a su proveedor, por mail, fax o de la manera como su proveedor se lo acepte.
PASO 3 Procede a efectuar el pago en US$ no importando el país de que se trate, este pago puede hacerlo enviando giro bancario o depositando en la cuenta de banco que el proveedor el indique. Le informa a su proveedor que ya efectuó el pago.

PASO 4 El importador elige una agencia de carga en Guatemala y le informa a su proveedor el nombre de la empresa que va a transportar la carga y viceversa, a la empresa de carga le proporciona el dato del proveedor y le indica que tiene una carga que necesita traer a Guatemala
PASO 5 El proveedor confirma de recibido el pago y la preparación del pedido y a su vez contacta la agencia de carga para entregarle el pedido.
PASO 6 La agencia de carga recoge el pedido y lo mueve para Guatemala por la vía conveniente y previamente pactada.
PASO 7 Cuando la mercadería ingresa a Guatemala, la agencia de carga le informa al importador, ésta le debe indicar el monto de los impuestos a cancelar para el retiro de la mercadería de aduana. Normalmente la agencia de carga tiene su propio tramitador de aduanas quien es el encargado de realizar el trámite y elaborar la póliza de importación.
PASO 8 El importador emite el cheque por el pago de los impuestos y el pago del flete, normalmente son facturas por separado. La agencia de carga le hace entrega de su mercadería en bodegas del importador o bien el importador contrata servicio de flete local o lleva su propio vehículo para retirar la mercadería de aduana.

Flujo simplificado proceso de importación
FUENTE: UNIVERSIDAD DE CONCEPCIÓN, FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES, DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL, CHILE





Caso práctico No. 1
Empresa Tipo Importadora de Equipo para la Venta Local
Paso 1
Etapa: pedido
Proceso externo
Proveedor Externo Facilita el Envío de documentos necesarios para dar inicio al Proceso de Importaciones.
Se efectúa trámite de transferencias bancarias con Proveedor a través de Bancos del sistema.
Proceso interno
Se determina necesidad de adquisición de productos al Exterior por:

a.Requerimientos de clientes
b.Complementar los mínimos de inventario
c.Pedidos especiales de clientes
d.Lanzamiento de nuevos productos y/o líneas
e.Ofertas especiales de Proveedores en el exterior
Descripción de la actividad
1.Determina necesidad de adquisiciones en el exterior, con base a solicitud, sugerencia y/o coordinación de Estrategias de Mercado con Gerencia Comercial
2.Autorización de Traslado de pedido a Proveedor del Exterior
3.Traslado de Pedido a Proveedor del Exterior vía Fax y/o correo electrónico
4.Emisión y Trámite de autorización de Carta de Transferencia
5.Traslado de Carta de Transferencia autorizada al Banco correspondiente.
Paso 2
Etapa: Mercadería en transito
Proceso externo
- Con Agente de Aduana se coordina la programación de impuestos y otros gastos de Importación.
- Con Bodega Fiscal, se reserva espacio para el almacenaje. Emisión de carta.
- Con Agencia Naviera se establece fecha de arribo y requerimiento de pagos adicionales.
- Emisión de carta con especificaciones de documentos e información de contenedores.

Proceso interno
- Se programan los pagos correspondientes. Impuestos, fletes, seguro y/o carga y descarga.
- Se recopila y verifica la documentación de Importaciones: BL Factura, Packing List, Certificado de Origen, carta de
transferencia, factura de fletes y otros. (3 juegos: Contabilidad, Agente Aduanero y Archivo)

Descripción de la actividad
1.Chequeo fecha de ingreso para programar disponibilidad de pago de Impuestos, fletes, almacenaje.
2.Coordinación con Agente de Aduana y Agencia Naviera para la programación de pagos y verificación de fechas de arribo.
3.Solicitud de Pagos. Mercadería para Bodega Fiscal con Seguro hasta Almacenadora. Mercadería para Bodega Central con seguro hasta puerto.
4.Emisión de Cheques
5.Autorización de Pagos (Cheques)
Paso 3
Etapa: Ingreso Mercadería Bodega Fiscal
Proceso externo
Se establece contacto con Bodega Fiscal, para el almacenaje de mercadería
Se realizan los pagos de importación en cajas fiscales de la SAT
Proceso interno
Contrato con Almacenadora para el almacenaje de mercadería
Coordinación con agente de Aduana para pago de impuestos
Contratación de cuadrilla de cargadores para descarga de mercadería.
Descripción de la actividad
1.Corredor Aduanal Entrega Póliza de Pago
2.Envío carta a Naviera indicando liberación de mercadería para liberación en puerto.
3.Verificación de Ingreso de mercadería en Bodega Fiscal. En el caso de importaciones que entran directamente a Bodega Central, pasa a actividad correspondiente al ingreso a Bodega de la Empresa.
4.Fiscalización de documentos de Importación, verifica que estén completos
5.Contratación de cuadrilla de cargadores en Bodega Fiscal
6.Contratación de cuadrilla de Cargadores en Bodega Central
Paso 4
Etapa: Ingreso Mercadería Bodega Central De La Empresa
Proceso externo
- Coordinación con Almacenadora para retiros de mercadería

Proceso interno
- Se contrata cuadrilla de cargadores para descarga de mercadería a Bodegas Centrales

Descripción de la actividad
1. Informe de Retiros Parciales a Jefe de Bodega con base a requerimiento de Gerencia Comercial
2. Verificación registro de Ingreso de Mercadería en Bodega Central.

Paso 5
Etapa: registro contable
Proceso interno
Proceso final del registro contable
Descripción de la actividad
1.Verifica cumplimiento de normas y registro de datos al sistema
2.Emite reporte de transferencias, sobre pagos: flete, seguro y otros y registro
3.Efectúa prorrateo de factura para asignación de costos directos e indirectos a la mercadería de importación
4.Ingreso de datos al Sistema y Registro Contable
5.Archivo de documentos
6.Cheque voucher con documentación adjunta (BL Factura, Packing List, Certificado de Origen, carta de transferencia, factura de fletes y otros)
7.Emisión de Reportes y presentación de Informes a Gerencia General
Documentos del proceso:
1.Pedido
2.Solicitud de Transferencia Bancaria
3.Solicitud de emisión de pago
4.Bill of Landing, original y copias
5.Factura Comercial, original y copias
6.Lista de empaque, Original y copias
7.Certificado de Origen, Original y copias
8.Factura de Flete y otros
9.Registro de costos directos e indirectos – Prorrateo de Factura -

Caso practico No. 2
Importación de Productos Perecederos, proceso dentro del Area de Logística de la Organización
1.Gestión y solicitud de Recursos anual.
2.Solicitud a Proveedor en USA.
3.Coordinación de embarque, contacto con agente de compras en USA, para que informe: qué barco, la Cía. Naviera, Términos del contrato.
4.Envío de formas y documentos al MAGA, SAT, Compañía de Inspección, Agente de fumigación.
5.Presencia en el Puerto para verificar recepción.
6.Inspección de contenedores para verificar no daños, si estos no existen, se abre el marchamo en presencia de representante de la SAT, Agente de Fumigación y la Empresa. Comparación de listado con originales. Inspección general (se verifica la inexistencia de malos olores, se toma como muestra un saco). Posterior a la fumigación, representante de la SAT, Agente de Fumigación y la Empresa colocan nuevo marchamo para su traslado a los patios de almacenaje.
7.Se llevan a cabo los trámites para los granos. La Unidad de Normas y Regulaciones del Ministerio de Agricultura emite el permiso correspondiente.
8.El permiso sirve de base para solicitar la franquicia. Si este trámite lleva más de 21 días se está sujeto a cargos por retrazo. La documentación adjunta a la franquicia, es: a) conocimiento de embarque, b) Certificado fitosanitario, certificado de origen, certificado de exportación del Proveedor. Declaración de ingreso de origen vegetal y que se está obligado a fumigar.
9.Al arribo del Barco, a cargo de la Empresa está el muellaje, despacho de contenedores, almacenaje de contenedores vacíos. Previa negociación con naviera.
10.Si se produce vencimiento de permiso de 30 días, de debe iniciar solicitud con franquicia de nuevo.
11.Traslado de producto por tren, duración del traslado 48 horas. Este servicio cuenta con seguro y transporte hasta la bodega central de la empresa.