¿Cómo auditar la toma física de inventarios de forma efectiva? - Nasaudit

Se acerca el cierre contable y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte
de la Administración de la compañía es efectuar un conteo de inventario físico a la
totalidad de las existencias con corte a 31 de diciembre de 2008 o una fecha cercana al
cierre en la que participe el Revisor Fiscal.
OBJETIVO
Verificar la existencia del inventario que se encuentra registrado en los estados
financieros con corte a 31 de diciembre de 2008.
RESPONSABILIDAD
La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos
para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar en realidad el conteo. La
responsabilidad del Revisor Fiscal es evaluar y observar los procedimientos físicos del
cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.
METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO
Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de
inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A
continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que
puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su
control contable.
www.nasaudit.com, es una Red de Conocimientos especializada en Auditoría Integral.
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CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe
compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le
denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias
que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la
Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL
Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que
mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho
en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario,
teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados
financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal
emitirá su dictamen.
A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe
ejecutar al momento de la ejecución del inventario físico.
1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la
compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras.
2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del
inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al
conteo.
3. Realización del recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo
adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa
iniciación del conteo.
4. Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones
dentro de la planta.
5. Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.
6. Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realización de la toma
física de los diferentes ítems de inventario y considerar si existe una adecuada
segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas
de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las
tarjetas de conteo utilizadas.
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7. Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando
8. Cuando el inventario está empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura
de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se
encuentra el ítem referenciado.
9. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y
verificación de lo adecuado del mismo.
10. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así,
describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)
11. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las
existencias y cruce con los conteos del cliente.
12. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
13. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las
explicaciones de las diferencias importantes.
14. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario
físico en los estados financieros.
15. Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor.
Hasta pronto!
Equipo de Trabajo Nasaudit
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