lunes, 31 de enero de 2011

Construcción de bodegas

¿Qué características debe tener la bodega para que la conservación sea óptima-. A la hora de construir una bodega debemos de estar informados de las características que debe de seguir la misma para que los vinos que se encuentren en ella se conserven y podamos disfrutar de ellos mas tarde. Desde la cepa del vino hasta la poda no se debe de descuidar ni un momento el proceso de adquisición de este producto, lo cual lo convierte en el fruto de una larga cantidad de procesos. Es muy claro que estos procesos se escapan del interés del consumidor, pero en muchas ocasiones es necesario que tengamos algunas nociones para estar al tanto de la conservación, evolución y envejecimiento de nuestros vinos. Por lo regular el vino tinto es el que se guarda por mas tiempo así que si se quiere construir una bodega se debe de tomar muchos aspectos en consideración como la cantidad de botellas que se pretenden guardar , por cuanto tiempo y la clase o el tipo de vino. Algunas de las maneras para la conservación del vino en las casas particulares incluyen cavas climatizadas, esto es una opción si la cantidad de botellas a guardar es reducida y no se dispone de una bodega para ello, es un sistema caro pero es el apropiado para este tipo de problemas.

Gracias a la sensibilidad y a la presión de los termostatos en las cavas se puede obtener un mayor funcionamiento que permite obtener una variación máxima en el interior de ± 1° C. También es recomendable un local preacondicionado de guardado, este sistema consiste en escoger un lugar apropiado en la casa con el objetivo de apilar las botellas de vino según su clasificación. Es muy necesario que en este tipo de conservación se obtenga un botellero en forma de nichos para colocar las botellas. Por ultimo están los climatizadores, estos son una buena opción si en la bodega o en el lugar que hayamos escogidos para destinar los vinos no hay un clima adecuado, para esto se utilizan climatizadores lo que permite que se obtengan los valores de temperatura necesarios para la conservación de las botellas. Algunas de las reglas que existen para asegurar la conservación de las botellas de vino son las siguientes:

- Un entorno con suficiente ventilación para evitar los malos olores.
- Muy poca presencia de luz
- La temperatura ambiental debe de estar entre los 10º y 16ºC.
- la humedad debe de estar sobre el 60%
- las botellas deben de estar colocadas de manera horizontal para que el vino no humedezca los corchos.
- Deben de estar colocados en un lugar donde no haya vibraciones. Equipo arquitectura y construcción de Bodegas

Qué es una Bodega

1.¿Que es Bodega?
2.¿Qué es una bodega? Administracion de bodega
3.¿Qué es una bodega?
Una bodega es un área o depósito temporal de las mercaderías que allí se guardan.
Proveedor Bodega Sala Venta (Cliente) Devoluciones Retroalimentación introducción Inventario Mercado Información Estudios Kaisen
4.¿Qué es una bodega? Bodega Mercaderias Stock Tiempo Espacio Costos RENTABILIDAD IN PUT OUT PUT CLIENTE Proveedor Negocio bodega es un área o depósito temporal de las mercaderías que allí se guardan. RESTRICCION Satisfacción Misión Prevención de Riesgos y Control
5.OBJETIVOS DE LA BODEGA
Tener registros establecidos (Sistemas)
Procedimientos de ingreso y salida
Métodos de distribución
Conocimientos técnicos
Conocimientos de Prevención de riesgos y Seguridad Industrial
Conciencia de la responsabilidad del trabajo
6.Funciones Generales de la Bodega:
Recibir para custodiar y proteger los materiales
Proporcionar materiales y suministros mediante formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura, Guía de Despacho)
Llevar los registros necesarios
Controlar los materiales fabricados
Mantener la bodega limpia y ordenada.
Destinar los espacios dependiendo de las tareas a realizar.
7.Organización de la Bodega:
Información de los artículos que hay que almacenar
Dimensión y peso de los materiales a almacenar
Cantidad a solicitar mensualmente y frecuencia de las solicitudes
Sector de recepción y puntos de entrega
Numero máximo de unidades que se almacenan al mismo tiempo
Espacio necesario para la manipulación
Precaución de transporte y manipulación.
8.Información Sobre los espacios :
Áreas disponibles y adecuadas (1º - 2º pisos), altura techos
Carga admisible de los pisos
Dimensiones y formas de las superficies versus dimensiones y formas de los artículos o materiales.
Disposición de los equipos para que no entorpezcan los elementos de seguridad, grifos extintores, cañerías secas, etc.

La organizacion de la bodega

Organización y procedimiento interno
1. Organización interna
La dimensión de la Estructura Organizativa dependerá del tamaño de la empresa y su función básica en el mercado nacional. Existe un sin número de empresas importadores, donde su estructura básica es la del agente de compras y el área de despacho hacia el cliente final, con la debida dirección de la Gerencia General.

A continuación se presenta una Organización prototipo, sujeta a ser modificada, con base a las necesidades de cada empresa.



La función del departamento de Compras es dotar a la Empresa de todos los elementos necesarios para el normal desarrollo de las actividades de compra nacional y de importación. Calificar a los proveedores teniendo en cuenta la documentación requerida, los precios, la calidad y el servicio. Solicitar las cotizaciones que se requieran para elaborar los comparativos necesarios para tomar decisiones. Elaborar las ordenes de compra para todos los bienes o servicios que se requieran, con copia al almacén y/o bodega y otra para el proveedor. Principalmente responsable de la coordinación del procedimiento de importaciones y la comunicación estrecha con los agentes de servicio en apoyo al proceso.

2. Proceso de importación
¿Cómo se origina una importación?
PASO 1 El importador solicita cotización de un producto "X" a un proveedor en el extranjero.
PASO 2 El importador acepta la cotización y hace el pedido a su proveedor, por mail, fax o de la manera como su proveedor se lo acepte.
PASO 3 Procede a efectuar el pago en US$ no importando el país de que se trate, este pago puede hacerlo enviando giro bancario o depositando en la cuenta de banco que el proveedor el indique. Le informa a su proveedor que ya efectuó el pago.

PASO 4 El importador elige una agencia de carga en Guatemala y le informa a su proveedor el nombre de la empresa que va a transportar la carga y viceversa, a la empresa de carga le proporciona el dato del proveedor y le indica que tiene una carga que necesita traer a Guatemala
PASO 5 El proveedor confirma de recibido el pago y la preparación del pedido y a su vez contacta la agencia de carga para entregarle el pedido.
PASO 6 La agencia de carga recoge el pedido y lo mueve para Guatemala por la vía conveniente y previamente pactada.
PASO 7 Cuando la mercadería ingresa a Guatemala, la agencia de carga le informa al importador, ésta le debe indicar el monto de los impuestos a cancelar para el retiro de la mercadería de aduana. Normalmente la agencia de carga tiene su propio tramitador de aduanas quien es el encargado de realizar el trámite y elaborar la póliza de importación.
PASO 8 El importador emite el cheque por el pago de los impuestos y el pago del flete, normalmente son facturas por separado. La agencia de carga le hace entrega de su mercadería en bodegas del importador o bien el importador contrata servicio de flete local o lleva su propio vehículo para retirar la mercadería de aduana.

Flujo simplificado proceso de importación
FUENTE: UNIVERSIDAD DE CONCEPCIÓN, FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES, DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL, CHILE





Caso práctico No. 1
Empresa Tipo Importadora de Equipo para la Venta Local
Paso 1
Etapa: pedido
Proceso externo
Proveedor Externo Facilita el Envío de documentos necesarios para dar inicio al Proceso de Importaciones.
Se efectúa trámite de transferencias bancarias con Proveedor a través de Bancos del sistema.
Proceso interno
Se determina necesidad de adquisición de productos al Exterior por:

a.Requerimientos de clientes
b.Complementar los mínimos de inventario
c.Pedidos especiales de clientes
d.Lanzamiento de nuevos productos y/o líneas
e.Ofertas especiales de Proveedores en el exterior
Descripción de la actividad
1.Determina necesidad de adquisiciones en el exterior, con base a solicitud, sugerencia y/o coordinación de Estrategias de Mercado con Gerencia Comercial
2.Autorización de Traslado de pedido a Proveedor del Exterior
3.Traslado de Pedido a Proveedor del Exterior vía Fax y/o correo electrónico
4.Emisión y Trámite de autorización de Carta de Transferencia
5.Traslado de Carta de Transferencia autorizada al Banco correspondiente.
Paso 2
Etapa: Mercadería en transito
Proceso externo
- Con Agente de Aduana se coordina la programación de impuestos y otros gastos de Importación.
- Con Bodega Fiscal, se reserva espacio para el almacenaje. Emisión de carta.
- Con Agencia Naviera se establece fecha de arribo y requerimiento de pagos adicionales.
- Emisión de carta con especificaciones de documentos e información de contenedores.

Proceso interno
- Se programan los pagos correspondientes. Impuestos, fletes, seguro y/o carga y descarga.
- Se recopila y verifica la documentación de Importaciones: BL Factura, Packing List, Certificado de Origen, carta de
transferencia, factura de fletes y otros. (3 juegos: Contabilidad, Agente Aduanero y Archivo)

Descripción de la actividad
1.Chequeo fecha de ingreso para programar disponibilidad de pago de Impuestos, fletes, almacenaje.
2.Coordinación con Agente de Aduana y Agencia Naviera para la programación de pagos y verificación de fechas de arribo.
3.Solicitud de Pagos. Mercadería para Bodega Fiscal con Seguro hasta Almacenadora. Mercadería para Bodega Central con seguro hasta puerto.
4.Emisión de Cheques
5.Autorización de Pagos (Cheques)
Paso 3
Etapa: Ingreso Mercadería Bodega Fiscal
Proceso externo
Se establece contacto con Bodega Fiscal, para el almacenaje de mercadería
Se realizan los pagos de importación en cajas fiscales de la SAT
Proceso interno
Contrato con Almacenadora para el almacenaje de mercadería
Coordinación con agente de Aduana para pago de impuestos
Contratación de cuadrilla de cargadores para descarga de mercadería.
Descripción de la actividad
1.Corredor Aduanal Entrega Póliza de Pago
2.Envío carta a Naviera indicando liberación de mercadería para liberación en puerto.
3.Verificación de Ingreso de mercadería en Bodega Fiscal. En el caso de importaciones que entran directamente a Bodega Central, pasa a actividad correspondiente al ingreso a Bodega de la Empresa.
4.Fiscalización de documentos de Importación, verifica que estén completos
5.Contratación de cuadrilla de cargadores en Bodega Fiscal
6.Contratación de cuadrilla de Cargadores en Bodega Central
Paso 4
Etapa: Ingreso Mercadería Bodega Central De La Empresa
Proceso externo
- Coordinación con Almacenadora para retiros de mercadería

Proceso interno
- Se contrata cuadrilla de cargadores para descarga de mercadería a Bodegas Centrales

Descripción de la actividad
1. Informe de Retiros Parciales a Jefe de Bodega con base a requerimiento de Gerencia Comercial
2. Verificación registro de Ingreso de Mercadería en Bodega Central.

Paso 5
Etapa: registro contable
Proceso interno
Proceso final del registro contable
Descripción de la actividad
1.Verifica cumplimiento de normas y registro de datos al sistema
2.Emite reporte de transferencias, sobre pagos: flete, seguro y otros y registro
3.Efectúa prorrateo de factura para asignación de costos directos e indirectos a la mercadería de importación
4.Ingreso de datos al Sistema y Registro Contable
5.Archivo de documentos
6.Cheque voucher con documentación adjunta (BL Factura, Packing List, Certificado de Origen, carta de transferencia, factura de fletes y otros)
7.Emisión de Reportes y presentación de Informes a Gerencia General
Documentos del proceso:
1.Pedido
2.Solicitud de Transferencia Bancaria
3.Solicitud de emisión de pago
4.Bill of Landing, original y copias
5.Factura Comercial, original y copias
6.Lista de empaque, Original y copias
7.Certificado de Origen, Original y copias
8.Factura de Flete y otros
9.Registro de costos directos e indirectos – Prorrateo de Factura -

Caso practico No. 2
Importación de Productos Perecederos, proceso dentro del Area de Logística de la Organización
1.Gestión y solicitud de Recursos anual.
2.Solicitud a Proveedor en USA.
3.Coordinación de embarque, contacto con agente de compras en USA, para que informe: qué barco, la Cía. Naviera, Términos del contrato.
4.Envío de formas y documentos al MAGA, SAT, Compañía de Inspección, Agente de fumigación.
5.Presencia en el Puerto para verificar recepción.
6.Inspección de contenedores para verificar no daños, si estos no existen, se abre el marchamo en presencia de representante de la SAT, Agente de Fumigación y la Empresa. Comparación de listado con originales. Inspección general (se verifica la inexistencia de malos olores, se toma como muestra un saco). Posterior a la fumigación, representante de la SAT, Agente de Fumigación y la Empresa colocan nuevo marchamo para su traslado a los patios de almacenaje.
7.Se llevan a cabo los trámites para los granos. La Unidad de Normas y Regulaciones del Ministerio de Agricultura emite el permiso correspondiente.
8.El permiso sirve de base para solicitar la franquicia. Si este trámite lleva más de 21 días se está sujeto a cargos por retrazo. La documentación adjunta a la franquicia, es: a) conocimiento de embarque, b) Certificado fitosanitario, certificado de origen, certificado de exportación del Proveedor. Declaración de ingreso de origen vegetal y que se está obligado a fumigar.
9.Al arribo del Barco, a cargo de la Empresa está el muellaje, despacho de contenedores, almacenaje de contenedores vacíos. Previa negociación con naviera.
10.Si se produce vencimiento de permiso de 30 días, de debe iniciar solicitud con franquicia de nuevo.
11.Traslado de producto por tren, duración del traslado 48 horas. Este servicio cuenta con seguro y transporte hasta la bodega central de la empresa.

Alimentos no perecederos

¿Cuáles son las condiciones ambientales para el almacenamiento de alimentos no perecederos?

Los rótulos de la mayoría de estos productos indican que se deben almacenar en un lugar “fresco y seco”. Sin embargo, hay otras condiciones muy importantes que generalmente no se mencionan, como el hecho de que el lugar destinado a almacenamiento de alimentos sea “limpio, bien ventilado y sin luz solar”.

El ambiente "fresco" se requiere debido a que las temperaturas elevadas favorecen el desarrollo de microorganismos y la infestación con insectos. También las temperaturas muy bajas pueden ser contraproducentes para esta clase de productos, ya que pueden modificar la textura, las emulsiones y hasta producir grietas que harían romper el alimento al cocinarlo. La temperatura ideal oscila en los 15 y 18ºC.

El ambiente "seco" es necesario porque la humedad excesiva facilita el desarrollo microbiano y atrae a los insectos, además, de apelmazar a los productos que tienden a absorberla cuando sus envases no son herméticos. Un valor aconsejable sería una humedad relativa del ambiente entre los 50 60 por ciento, pero puede variar de acuerdo a la naturaleza del producto, ya que algunos se podrían secar demasiado y para otros sería insuficiente.

Un ambiente "limpio" es muy importante para los alimentos. La "buena ventilación" ayuda a mantener baja la temperatura y reducir la humedad. Además, arrastra los olores e impide la condensación de humedad sobre las paredes, techos y los propios alimentos.

La "falta de luz solar directa" ayuda a evitar el enranciamiento y la decoloración rápida de los alimentos. Dicha radiación aumenta la temperatura en el interior de los envases y acelera su deterioro.

¿Cuáles son las características para estos depósitos?

Todas las que faciliten mantenerlos limpios y ordenados. En general, están establecidas por las normativas reglamentarias que rigen su habilitación.

Las paredes deben ser de mampostería, con tratamiento aislante para la humedad y pintadas con pintura lavable o revestida con azulejos o cerámicas. Con respecto a estos últimos, debe tenerse en cuenta la necesidad de cambiar inmediatamente cualquier unidad que se rompa al estibar o trasladar mercadería, porque de lo contrario se crearía un foco de contaminación. Los pisos deben ser aislantes de la humedad y antideslizantes y pueden ser de concreto pintado o mosaico con junta tomada. Además, deben contar con drenajes y un declive apropiado. Las ventanas con vidrio deben ser de tipo esmerilado para limitar el acceso de la luz solar y protegidas con malla metálica antiinsecto. Las puertas deben ser enterizas e idealmente de cierre automático.

Condiciones de Almacenamiento (No Frigorífico) de Alimentos

DECRETO 706/1986, de 7 de marzo 2005, Reglamentación Técnico-Sanitarias sobre «condiciones de Almacenamiento (no frigorífico) de Alimentos y Productos Alimenticios»

REGLAMENTACION TECNICO-SANITARIA SOBRE LAS CONDICIONES GENERALES DE ALMACENAMIENTO (NO FRIGORIFICO) DE ALIMENTOS Y DE PRODUCTOS ALIMENTARIOS

ARTÍCULO ÚNICO

Se aprueba la adjunta Reglamentación Técnico-Sanitaria sobre Condiciones Generales de Almacenamiento (no frigorífico) de Alimentos y Productos Alimentarios.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primera. -Se establece un plazo de tres años, a contar desde la fecha de publicación del presente Real Decreto, para que todas las personas físicas y jurídicas dedicadas a actividades relacionadas con esta Reglamentación que no reúnan en sus instalaciones las condiciones que se preceptúan las adapten a las exigencias de la misma.

No obstante, la adaptación de los servicios de limpieza, desinfección, desinsectación y desratización de los almacenes, así como de los depósitos de basura y desperdicios, se efectuará en el plazo máximo de doce meses.

Segunda. -No se permitirán obras de modificación y/o ampliación, si no se adaptan éstas a las condiciones estipuladas en la Reglamentación adjunta.

DISPOSICION FINAL

La presente Reglamentación entrará en vigor el mismo día de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», excepto para los casos previstos en la disposición transitoria primera.

DISPOSICION DEROGATORIA DISPOSICION FINAL

A partir de la entrada en vigor del presente Real Decreto quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en el mismo.

REGLAMENTACION TECNICO-SANITARIA SOBRE LAS CONDICIONES GENERALES DE ALMACENAMIENTO (NO FRIGORIFICO) DE ALIMENTOS Y DE PRODUCTOS ALIMENTARIOS

TÍTULO PRIMERO Ambito de aplicación y definiciones

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

La presente Reglamentación tiene por objeto fijar con carácter obligatorio los requisitos técnico-sanitarios generales que han de reunir las instalaciones de almacenamiento no frigoríficos de alimentos y productos alimentarios para consumo humano.

Esta Reglamentación obliga a las personas físicas y jurídicas que, en uso de las autorizaciones reglamentarias concedidas por los Organismos competentes, realicen actividades de almacenamiento.

Quedan exceptuadas del ámbito de aplicación de la presente Reglamentación aquellas actividades de almacenamiento que tengan normas específicas establecidas a través de Reglamentaciones Técnico-Sanitarias.

Artículo 2. Definiciones.

A efectos de esta Reglamentación se entiende por:

Almacenes: Todo local cerrado o abierto, o depósito que se utilice para guardar alimentos y/o productos alimentarios.

Complejo de almacenamiento: Es el formado por los almacenes y por todas las dependencias anejas ubicadas en el mismo conjunto, y no destinadas, específicamente, a contener alimentos o productos alimentarios y que dependan funcionalmente del almacén.

TITULO II Condiciones técnico-sanitarias de los almacenes

Artículo 3. Con carácter general, los almacenes reunirán las condiciones técnico-sanitarias mínimas siguientes:

3.1 Ubicación:

3.1.1. Con independencia del cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia de sanidad ambiental, seguridad, policía de aguas, urbanismo, turismo o de cualquier otro orden, los almacenes de nueva instalación se ubicarán en emplazamiento apropiado, con especial cuidado de evitar aquellos accidentes naturales que puedan presentar riesgos de desprendimiento de tierras o arrastre de las aguas; con posibilidad de accesos fáciles y amplios, y situados a conveniente distancia de cualquier causa de suciedad, contaminación o insalubridad; separados al menos por pared de obra, de vivienda o locales donde pernocte o haga sus comidas cualquier clase de persona y de cualesquiera otros ajenos a sus cometidos específicos.

3.1.2. Las zonas colindantes del almacén, salvo imposibilidad, deberán estar limpias de escombros, maleza, desperdicios, etcétera.

3.1.3. Los almacenes amparados por esta Reglamentación se atendrán, a parte de lo dicho referente a ubicación, al vigente Reglamento de actividades molestas, insalubres, nocivas y peligrosas.

3.1.4. En los almacenes ya instalados no se permitirán ampliaciones de su área de ubicación si no se cumplen las condiciones anteriores.

3.2. Locales y anejos:

3.2.1. En los casos que reglamentariamente se determinen el complejo de almacenamiento deberá estar totalmente cercado y la cerca deberá tener una altura mínima de dos metros.

3.2.2. Todos los locales a los que se tenga acceso desde el interior del almacén o desde los locales de trabajo, incluidas las oficinas, se atendrán a las condiciones técnico-sanitarias exigidas para cada una de las dependencias.

3.2.3. Las vías propias de comunicación externa entre dependencias deberán estar debidamente pavimentadas con una capa que garantice un buen estado de pulcritud y limpieza.

3.3. Materiales de construcción de almacenes:

3.3.1. En la construcción, acondicionamiento o reparación de los almacenes se utilizarán materiales idóneos, y en ningún caso susceptibles de originar intoxicaciones o contaminaciones en los artículos almacenados, revestidos si es necesario de algún producto si su contacto con los alimentos puede perjudicarles; con adecuada capacidad de aislamiento con el fin de evitar variaciones térmicas que puedan afectar a los productos almacenados.

3.4. Instalaciones:

3.4.1. Todas las instalaciones de agua (fría y caliente), luz, vapor, calefacción, electricidad, alumbrado de emergencia, contra incendios, accesorios, etc., se ajustarán a las Normas y Reglamentos vigentes en cada caso.

3.5. Pavimentos:

3.5.1. Los pavimentos de los almacenes que comuniquen directamente con el exterior estarán situados a una cota superior a éste, al menos de 0,20 metros. En caso contrario deberá arbitrarse algún procedimiento a fin de que se interrumpa la solución de continuidad con éste. Serán impermeables (salvo los casos en que técnicamente no sea aconsejable), no absorventes, antideslizantes, resistentes e incombustibles; de fácil limpieza y desinfección y no atacables por ácido o álcalis de uso ordinario en limpieza.

El empleo de carretillas no debe producir en el pavimento erosiones que sean causa de levantamiento de polvo. Serán fáciles de limpiar por baldeo o barrido, de manera que no se levante polvo ni se produzcan alteraciones o contaminaciones.

3.5.2. En caso de existir sumideros se dispondrá de los medios que permitan la evacuación de las aguas de baldeo o limpieza. Estos sumideros estarán provistos de los dispositivos adecuados que eviten el retroceso de materias orgánicas y olores, y el acceso de roedores, con rejillas fácilmente desmontables para facilitar su limpieza, desembocando directamente en la red de aguas residuales; de no ser posible esto se realizará una depuración primaria de los efluentes.

3.5.3. Cuando reglamentariamente se determine, la red de evacuación de aguas residuales deberá terminar en una estación depuradora antes de verter en redes generales o en corrientes ribereñas o marítimas.

3.6. Paredes:

3.6.1. Las paredes estarán recubiertas de material impermeable (salvo en los casos en que técnicamente no sea aconsejable), no absorventes, resistentes al choque, de fácil limpieza y desinfección, de superficie lisa, de color preferiblemente claro y revestidas hasta una altura mínima de 2,5 metros de material o pintura que permita ser lavado sin deterioro. Carecerán de cavidades interiores en las que puedan anidar insectos o roedores.

3.7. Techos:

3.7.1. Los techos serán impermeables, resistentes y construidos con materiales que permitan su conservación en perfectas condiciones de limpieza y desinfección, se proyectarán y construirán de modo que se impida la acumulación de suciedad y condensación de vapores en los casos que así se determine.

3.8. Unión entre paredes y suelos:

3.8.1. Las uniones de paredes y suelos donde se almacenan productos alimenticios sin envasar o sin acondicionar adecuadamente, serán redondas, a no ser que la solución constructiva no permita realizar esta unión de forma eficaz. En todo caso, se estará a lo establecido en la Reglamentación Técnico-Sanitaria específica.

3.9. Huecos:

3.9.1. Todas las aperturas al exterior (ventanas, puertas y huecos) estarán protegidas con dispositivos adecuados para evitar el acceso de insectos, roedores, aves u otros animales.

3.9.2. Las ventanas y huecos estarán situados, siempre que sea posible, de forma que no estén abiertos en el sentido de los vientos dominantes.

3.10. Ventilación:

3.10.1. Será la apropiada a la capacidad y volumen del local según la finalidad a que se destine, y que evite en cualquier caso la contaminación y la alteración en color y aspecto de los alimentos y eventuales condensaciones de vapor, o el desarrollo de mohos, y garantizará, al menos, la renovación del aire confinado.

3.11. Iluminación:

3.11.1 Será apropiada a la capacidad y volumen del local; según la finalidad a que se destine, podrá ser natural y/o artificial, siempre de acuerdo con la Ordenanza General de Seguridad e Higiene en el Trabajo, en cualquier caso la iluminación estará sujeta a las condiciones específicas del producto almacenado. Los elementos de iluminación deberán estar provistos de dispositivos que protejan a los productos de una posible contaminación en caso de rotura, y su forma y colocación de manera que no presenten recovecos e intersticios que puedan favorecer la acumulación de polvo y suciedades.

3.12. Agua:

3.12.1. Los complejos de almacenamiento dispondrán en todo momento de agua potable a presión para el aseo del personal, limpieza de útiles, accesorios, envases y otros elementos en contacto con productos alimentarios.

El agua será, por lo menos, sanitariamente permisible para la limpieza y lavado de locales y elementos que no estén en contacto con los alimentos o productos alimentarios. Se podrá utilizar agua no potable en la refrigeración de compresores, en condensadores, en la producción de vapor y en las bocas de incendios, pero entonces los circuitos de distribución de aguas potables y no potables serán independientes, reconocibles y netamente separados de modo que no haya posibilidad de mezclas de aquéllas, debiendo llevar todas las bocas y tomas de la red de agua no potable la indicación de agua no potable.

3.12.2. Cuando se utilice agua para la limpieza de complejo de almacenamiento, la red de distribución tendrá el número de tomas suficientes para permitir aquélla.

3.13. Vestuarios:

3.13.1. Existirán locales secos de fácil ventilación e iluminación, a ser posible con luz natural, con amplitud adecuada al número de trabajadores, para depositar la ropa propia del trabajador, la ropa de trabajo, y la ropa protectora, en su caso, donde se dispondrá de taquillas individuales fabricadas con materiales de fácil limpieza y desinfección, con orificio de ventilación y provistos de colgadores, perchas y llaves. Para los de nueva planta, el paso desde el exterior a los vestuarios no deberá efectuarse a través del almacén.

3.14. Aseos:

3.14.1. Junto a cada vestuario o grupo de vestuarios deberá estar situado un cuarto de aseo con instalación de agua caliente y fría con fácil acceso, sin que se entorpezca la circulación de personas ya lavadas y mudadas de ropa, y con el equipamiento de servicios higiénicos, con separación de sexos y en número y características acomodadas a las que se prevé en la Ordenanza General de Seguridad e Higiene en el Trabajo. Su separación con la zona de almacenamiento será completa, debiendo existir un vestíbulo o local intermedio entre las mismas.

3.14.2. Junto a los retretes deberán existir lavamanos dotados de agua corriente potable, fría y caliente, dosificador de jabón, cepillo de uñas y dispensador de toallas de un solo uso, o secadores de aire caliente. Si los productos almacenados no están envasados o adecuadamente acondicionados, el sistema de cierre del lavamanos será de accionamiento no manual.

3.14.3. Cuando reglamentariamente se determine podrán exigirse dispositivos dotados de vapor de agua o agua caliente a temperatura no inferior a 82ºC para la limpieza y desinfección para útiles, que serán lavados y desinfectados al final de cada jornada de trabajo. Asimismo, podrá exigirse a la salida de los aseos un sistema adecuado para la desinfección del calzado.

3.15. Comedores:

3.15.1. En el caso de existir, deberán estar separados de los almacenes y cumplir las exigencias que se contienen en la Ordenanza General de Seguridad e Higiene en el trabajo.

3.16. Limpieza y desinfección.

3.16.1. Todos los almacenes deberán mantenerse constantemente en estado de gran pulcritud y limpieza, la que habrá de llevarse a cabo por los medios más apropiados para no levantar polvo ni producir alteraciones o contaminaciones.

3.16.2. Los almacenes se desinfectarán, desinfectarán y desratizarán cuantas veces sea necesario; serán realizados por personal idóneo, con los procedimientos y productos aprobados de conformidad con el Real Decreto 3349/1983, de 30 de noviembre, por el que se aprueba la Reglamentación Técnico-Sanitaria para la fabricación, comercialización y utilización de plaguicidas, sin que éstos puedan transmitir a los alimentos propiedades nocivas o anormales.

3.16.3. Los productos para la desinfección y desinsectación, excepto los prohibidos en el artículo 8.º, podrán ser utilizados observándose las prescripciones de uso autorizadas oficialmente, sobre todo cuando se empleen en superficies sobre las que se manipulen alimentos o puedan estar en contacto con ellos, y que en cualquier caso deberán cumplir con lo dispuesto en el Real Decreto 3349/1983, de 30 de noviembre, por el que se aprueba la Reglamentación Técnico-Sanitaria para la fabricación, comercialización y utilización de plaguicidas, para los plaguicidas para uso en la industria alimentaria.

3.16.4. En el caso de emplear en cámaras o locales de almacenamiento aparatos o dispositivos productores de ozono, éstos deberán disponer de sistemas automáticos de regulación, de manera que la cantidad de ozono no sobrepase nunca las 0,05 ppm. Estos aparatos no podrán estar nunca en funcionamiento mientras haya personal dentro de los almacenes.

3.17. Depósitos de basuras y desperdicios:

3.17.1. Se dispondrá de depósitos de basuras y desperdicios que deberán ser metálicos, de hormigón u otros materiales herméticos debidamente autorizados, y con tapas que ajusten bien y fáciles de abrir. Deberán situarse en local dedicado expresamente para ello, y que reúna condiciones para limpieza y desinfección. El vaciado no se realizará durante las operaciones de carga y descarga de alimentos.

3.18. Muelles, rampas y zonas de maniobra de vehículos:

3.18.1. Los almacenes que dispongan de muelles, rampas y zonas de maniobra de vehículos o de ferrocarril donde se carguen o descarguen productos alimentarios, deberán mantenerse en buen estado de pulcritud y limpieza.

3.18.2. Las vías y áreas de maniobra estarán pavimentadas y no deterioradas, con inclinación adecuada para el corrimiento de las aguas o algún procedimiento para evitar el encharcamiento.

3.18.3. En determinados casos podrá exigirse a la entrada de los almacenes la existencia de pocetas con desinfectante para que sea obligatorio su paso por ella de las ruedas de los vehículos y de las suelas de los calzados de los operarios.

TITULO III Condiciones generales que han de satisfacer los almacenes

Artículo 4. Las condiciones generales que han de cumplirse en relación a los almacenes de alimentos y productos alimentarios serán las siguientes:

4.1. En el complejo de almacenamiento deberán estar totalmente separados los siguientes almacenes:

4.1.1. El de productos alimenticios y/o alimentarios.

4.1.2. El de productos no destinados a la alimentación.

4.1.3. Los de cámaras de desinfección y/o desinsectación, o de tratamientos específicos, si esto no se está autorizado a hacerlo en el mismo almacén.

4.2. Los almacenes serán de dimensiones suficientes para el uso a que se destinan, sin que se ponga de manifiesto exceso de productos almacenados o dificultades para su manipulación por el personal.

4.3. Mantendrán las temperaturas adecuadas, humedad relativa y conveniente circulación del aire, de manera que los productos no sufran alteraciones o cambios perjudiciales. Igualmente, deberán permitir la protección de los productos contra la acción directa de la luz solar o de las corrientes de aire cuando les sean perjudiciales. Estas condiciones serán las que se determinan en las normas específicas de cada producto, o las recomendadas por el fabricante cuando no existan aquéllas.

4.4. Permitirán la estiba de los alimentos o productos alimentarios de forma que se cumpla lo especificado en el apartado anterior.

4.5. Ofrecerán la posibilidad de fácil retirada de los alimentos deteriorados, infestados o contaminados, así como de aquéllos cuyos envases aparezcan con desperfectos o abolladuras que supongan deterioro de su contenido.

4.6. Si así lo requiriese el producto almacenado, dispondrán de maquinaria adecuada para el pesaje o determinación del volumen, humedad, temperatura, etc., tanto temporal o permanente, así como para el trasiego o trasvase.

4.7. Permitirán, asimismo, la rotación y renovación periódica de las existencias en función del tiempo de almacenamiento, en las condiciones de conservación que exija cada producto.

4.8. Contarán con espacios en superficie y altura, y sistemas adecuados al movimiento, recepción, manipulación y expedición de los productos en ellos almacenados.

4.9. Estarán acondicionados, según los casos, para permitir los tratamientos de conservación que, dada la naturaleza de los productos almacenados, se requieran y que se determinará en cada caso, para los tratamientos y desinsectaciones que sean necesarias, que se realizarán con personal capacitado y con procedimientos y productos adecuados.

4.10. Permitirán el fácil reconocimiento e inspección periódica del estado de los alimentos.

4.11. Cumplirán cualesquiera otras condiciones técnicas e higiénico-sanitarias establecidas o que se establezcan por los Organismos de la Administración Pública en sus respectivas competencias.

4.12. Los almacenes que se dediquen a alimentos que requieran condiciones especiales para su conservación contarán con los medios necesarios para mantener las existencias de acuerdo a esas exigencias que en cada caso se exijan por las correspondientes normas específicas u otras de carácter general que las afecten.

4.13. Podrán utilizarse almacenes transitorios y de maniobra (con tiempo de utilización fijado de antemano), que no estén completamente cerrados como los anteriormente descritos, en aquellos casos en que los alimentos no puedan sufrir alteraciones perjudiciales.

TITULO IV Características de máquinas y demás elementos que estarán en contacto con alimentos y con envases

Artículo 5.

Todas las máquinas y demás elementos que estén en contacto con alimentos y envases tendrán:

5.1. Características tales que no puedan transmitir al producto propiedades nocivas y originar en contacto con él reacciones químicas perjudiciales o que puedan transformar sus características. Estarán construidos en forma tal que puedan mantenerse en perfectas condiciones de limpieza e higiene.

5.2. Las partes metálicas que puedan provocar alteraciones en los productos almacenados irán revestidas por capas anticorrosión.

5.3. Iguales precauciones se tomarán en cuanto a los recipientes, elementos de traslado y acarreo, envases, provisiones, etcétera.

5.4. Las tuberías, válvulas, depósitos, bombas, etc., así como las partes de la maquinaria que tengan contacto con los alimentos serán de materiales idóneos, y en ningún caso susceptibles de modificar sustancialmente las características de los alimentos o ser alteradas por ellos, ni de originar intoxicaciones y contaminaciones. Los motores de las máquinas sitas dentro de los almacenes no podrán ser de explosión, ni expulsar gases o materias nocivas o inconvenientes.

5.5. Las estanterías, anaqueles y cualquier otro sistema donde se almacenen los alimentos estarán construidos de forma tal que hagan fácil su limpieza periódica, debiendo reunir características que eviten la corrosión, toxicidad, contaminación, y no presenten peligro para la higiene.

TITULO V Características relativas a los alimentos y a los productos alimentarios almacenados

Artículo 6.

Todo alimento y/o producto alimentario deberá cumplir, en su almacenamiento, las condiciones siguientes:

6.1. La estiba de los alimentos y productos alimentarios se realizará en pilas o lotes que guarden la debida distancia entre ellos, y con paredes, suelos y techos, en los casos que sea necesario, y de forma que la mercancía quede inmovilizada y no estropeada, así como que los alimentos que puedan ser consumidos directamente, sin ninguna transformación o manipulación ulterior, no estén en contacto con el suelo.

6.2. Durante el almacenamiento el responsable del mismo deberá ejercer una inspección periódica de los productos para poder detectar mediante examen macroscópico las posibles alteraciones de alimentos, a fin de evitar su expedición.

6.3. El material de desecho deberá manipularse de manera que se evite la contaminación de los alimentos. Se dispondrá de un local aislado o de otros medios equivalentes para almacenarlos. Se retirará todas las veces que sea necesario, y por lo menos una vez al día.

6.4. Las partidas de alimentos deberán estar almacenadas de manera que puedan ser identificables en cualquier momento. En el caso de productos envasados las partidas de alimentos deberán estar almacenadas de manera que estén identificados en cualquier momento y pueda conocerse el tipo de productos y/o fecha de almacenaje, y cualquier característica exigida en forma específica u otras de carácter general que les afecten.

6.5. Los productos que se almacenen en un mismo recinto deberán ser compatibles entre sí, tanto por su naturaleza como por su envasado, por lo que todo artículo susceptible de transmitir olores o contaminación se mantendrá aislado de aquellos otros que, por su naturaleza, puedan absorberlos.

TITULO VI Condiciones generales relativas al personal

Artículo 7.

El personal que trabaje en tareas de almacenamiento de alimentos deberá cumplir los requisitos establecidos con carácter general en el Real Decreto 2505/1983, de 4 de agosto, por el que se aprueba la Reglamentación de Manipuladores de Alimentos.

TITULO VII Prohibiciones

Artículo 8.

A fin de que los locales destinados al almacenamiento de alimentos y productos alimentarios puedan cumplir adecuadamente sus fines, se prohibe:

8.1. Utilizar los almacenes para usos distintos a los autorizados para ello, con excepción de aquellos permisos específicos concedidos por las autoridades competentes. Efectuar en su interior operaciones que no sean específicas del almacenamiento, y depositar productos de cualquier naturaleza distinta a las de carácter alimenticio, sin guardar, según los casos, la debida separación o distancia.

8.2. Utilizar aguas no potables, tanto en la manipulación y lavado de productos, en los casos que así se requiera, como en la limpieza o lavado de depósitos, maquinaria, utillaje material, recipientes y envases en contacto con los alimentos.

8.3. Producir fuegos o humos en su interior.

8.4. En cualquier caso, la permanencia de animales dentro de los locales de almacenamiento.

8.5. Emplear en la limpieza de los locales productos que no sean específicamente autorizados, y barrer los suelos en seco.

8.6. La tenencia o utilización en los locales comprendidos en esta Reglamentación Técnico-Sanitaria de los siguientes productos: Aldrin, Clordano, Clordecano, DDT, Dieldrin, Metoxicloro, Lindano (Gama-BHC), Alletrina, Bioalletrina, Bioresmetrina, Resmetrina, Tetrametrina, Bendiocarb, Carbaril, Dioxacarbe y Propoxur, y cualquier otro tipo de productos que no esté expresamente autorizado para la desinfección de locales o para aplicación a los productos almacenados.

8.7. Proceder en el interior del recinto del almacenamiento a la limpieza y lavado de los medios de transporte, ni a llenar los depósitos de combustible de los vehículos en las proximidades de las rampas de carga y descarga de mercancías.

8.8. Admitir en el almacén alimentos que no lleguen acompañados del documento sanitario que acredite su procedencia y calidad sanitaria, cuando éste sea preceptivo.

TITULO VIII Registros administrativos

Artículo 9.

Los almacenes dedicados a las actividades reguladas por esta Reglamentación Técnico-Sanitaria deberán inscribirse en el Registro General Sanitario de Alimentos, de acuerdo con lo dispuesto en el Real Decreto 2825/1981, de 27 de noviembre (Boletín Oficial del Estado de 2 de diciembre), sin perjuicio de los demás registros exigidos por la legislación vigente.

TITULO IX Responsabilidades, competencias y régimen sancionador

Artículo 10. Responsabilidades.

Salvo prueba en contrario, las responsabilidades se establecen conforme a las siguientes prescripciones:

10.1. Los propietarios de los almacenes, si son también de los géneros o productos almacenados, responden tanto de las condiciones técnico-sanitarias del almacén como de que los alimentos que entreguen para su consumo estén en perfectas condiciones de conservación, de acuerdo con las Reglamentaciones Técnico-Sanitarias o normas específicas del producto de que se trate, independientemente de las responsabilidades que puedan repercutir sobre el abastecedor o fabricante.

10.2. Si el propietario lo es sólo del almacén, y lo arrienda a terceros, serán estos quienes asuman todas las responsabilidades especificadas en el apartado 10.1.

10.3. Una vez abierto el envase, corresponde al tenedor del producto la responsabilidad inherente a los deterioros que pueda experimentar su contenido.

10.4. Corresponde también al tenedor del producto la responsabilidad de los deterioros sufridos por los alimentos, como consecuencia de su defectuoso almacenamiento, que se traduzcan en mala conservación o indebida manipulación.

Artículo 11. Competencias.

Los Ministerios competentes velarán por el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Reglamentación, en el ámbito de sus respectivas competencias, y a través de los Organismos pertinentes, que coordinarán sus actuaciones, y, en todo caso, sin perjuicio de las competencias que correspondan a las Comunidades Autónomas y Corporaciones Locales.

Artículo 12. Régimen sancionador.

Las infracciones a lo dispuesto en cualquiera de las normas que se contienen en esta Reglamentación serán sancionadas a tenor del Real Decreto 1945/1983, de 22 de junio, por el que se regulan las infracciones y sanciones en materia de defensa del consumidor, y de la producción agroalimentaria.
En cualquier caso se calificará como falta grave la tenencia de plaguicidas no autorizados en el recinto de almacenamiento, así como el de cualquier otro producto tóxico o contaminante de los mismos.

Orientaciones sobre buenas prácticas de almacenamiento de los alimentos

Las buenas practicas de almacenamiento de los alimentos es parte fundamental en los pilares de la seguridad alimentaria y nutricional, por eso hay que prestar especial atención a la organización de los alimentos en la nevera de nuestras casas

La temperatura y los envases constituyen dos de los factores más importantes a tener en cuenta. El almacenamiento de grandes cantidades de alimentos refrigerados y congelados en casa, algo muy generalizado, obliga a que este tratamiento funcione correctamente, en el caso de los envases es importante que éstos no sufran deformaciones de ningún tipo.



Una de las reglas básicas, es no sobrecargar la nevera, ya que la circulación de aire a la temperatura requerida disminuye con la obstaculización de los tramos interiores.
Se recomienda no mezclar los alimentos crudos con los cocidos, para evitar la contaminación cruzada, es decir, las bacterias de uno se transmiten hacia el otro.
En otro caso, los olores y sabores también se cruzan, por ende las especias deben permanecer fuera de ella, ya que se conservan bien en la temperatura ambiental.
Es importante tomar en consideración las recomendaciones del fabricante del equipo, por ejemplo reservar las gavetas inferiores de la nevera para las frutas y vegetales, pues estos necesitan menos refrigeración.

Los alimentos cocidos en la parte superior, los preparados y los quesos en el centro al igual que algunas botella como vinos y otras bebidas, y las carnes y embutidos en el congelador, siempre agrupados por tipos.
Las carnes rojas (res, cerdo, chivo, etc.), los pescados junto a los mariscos, los embutidos agrupados (salami, jamón, salchichas) y el pollo reservado, ya que es uno de los mayores contaminantes en este grupo.
Si llegáramos a destapar uno de estos alimentos y lo retiráramos del empaque original, como sazonar una carne para luego congelarla, o partir un queso y guardar el resto, es imprescindible usar empaques que se puedan sellar herméticamente y colocarles una identificación con la fecha de compra y la de vencimiento.
La puerta de la nevera lleva también un trato especial. Los medicamentos deben estar aislados de los alimentos y todos juntos en un mismo tramo o empaque cerrado, los huevos requieren ser lavados y secados para retirar la contaminación a que fueron expuestos por las mismas aves, las sazones deben conservarse juntos.
Si dejamos en un recipiente una bebida o alimento que no queremos desechar y usaremos más adelante, el mismo debe estar tapado el tiempo que permanezca en el refrigerador, si ha pasado mucho tiempo, es preferible botarlo porque puede haber perdido su valor nutricional o haberse descompuesto.
Es importante la limpieza de la nevera y la revisión periódica de la caducidad de lo que conservamos, esto da garantías de que lo que lo almacenado sea para nuestro provecho.
Es recomienda no hacer compras que se extiendan por más de una semana, para garantizar que no se rompa la cadena de frío de esos alimentos perecederos que llevamos a la casa.

Tecnicas basicas de almacenamiento de alimentos

1.Almacenamiento
2.Productos perecederos
Son aquellos que necesitan conservación en frío: Cámaras de refrigeración, congelación: carnes
Deben almacenarse alimentos de la misma naturaleza.
La estiba debe permitir la circulación del aire.
3.Productos perecederos 0.15 m de pared 0.50 m del techo 0.10 m del piso
4.Productos no perecederos
Son aquellos que no necesitan conservación en frío: granos, harinas, enlatados etc.
Deben almacenarse alimentos de la misma naturaleza.
La estiba debe permitir la circulación del aire.
5.Productos no perecederos 0.50 m de pared 0.60 m del techo 0.20 m del piso
6.Clasificación
Almacenamiento de alimentos secos
Almacenamiento de frutas y verduras
Almacenamiento en congelación: carnes
Almacenamiento en refrigeración: Lácteos, jugos, postres, etc.
7.Almacenamiento de productos secos
Zona seca, fresca, ventilada, limpia, ordenada.
Ventanas protegidas
Repisas no profundas para favorecer circulación de alimentos
8.Almacenamiento de productos secos
PEPS : Primero en entrar es primero en salir.
FIFO: 9.Primero en entrar es primero en salir
Almacenamiento de productos perecederos
Cámaras limpias y ordenadas
No disponer de desagües dentro de la cámara.
La temperatura de Almacenamiento en Congelación es de – 18º C .
10.Almacenamiento de productos perecibles
Limpiar y eliminar escarcha semanalmente solo con Disolución de cuchara sopera de Bicarbonato sódico en 4.5 l de agua.
11.Almacenamiento de productos perecibles
Las frutas y verduras las conservamos en lugares frescos o en cámaras a Temperaturas entre
8º a 12º C
12.Almacenamiento de productos perecibles
Durante el almacenamiento las frutas y verduras pueden continuar su maduración:
Almidón Azúcares simples Maduración Fruta dulce Y digestible Fermentación
13.Vida útil en congelación
Es el periodo de tiempo en el que los alimentos congelados se mantienen aptos para el consumo humano, lo cual ha de ser inspeccionado regularmente.
14.Vida útil en congelación
No acepte artículos congelados a temperaturas de + de 10º C.
Los alimentos que reciba congelados, congélelos inmediatamente .
15.Recomendaciones
Puede darse una contaminación cruzada a temperatura de congelación, por lo tanto deben tenerse todos los cuidados de manipulación .
16.Quemadura de la Congelación
Es una Alteración que sufren los alimentos conservados en congelación y no envasados que consiste en la desecación de la superficie del alimento formando una Costra que supone la PERDIDA DE NUTRIENTES Y DISMINUCIÓN DE LA CALIDAD DEL PRODUCTO .


Manejo y Manipulación de Alimentos.



TECNOLOGIA DE FRUTAS



Manipulación de alimentos juank revelo

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Tecnologia del Envasado

Conservacion de los alimentos


Manipuladores de Alimentos



Requisitos Locales Alimentos.

Alimentación y Nutrición

domingo, 30 de enero de 2011

CONTROL DE INVENTARIOS POR MEDIO DE ESTANDARES DE PRODUCCIÓN.

Todo lo anterior implica conocer y manejar adecuadamente la cadena de suministro, que implica la secuencia de proveedores que contribuye a la creación y entrega de una mercancía o un servicio a un cliente final. Gestionar adecuadamente la cadena de suministros es buscar reducir costos, agilizar los movimientos, y llevar los productos hasta el punto donde el cliente espera recibirlos. La cadena de suministros de una organización relaciona los diversos departamentos, desde los que adquieren la materia prima, hasta los encargados de la atención al cliente. En consecuencia, la cadena de suministros incluye actividades como manejo de los inventarios, compra de materia prima y materiales, almacenamiento, producción, movimientos o tránsito y entrega a los clientes. Todo esto incluye mantener una excelente logística, que posee los siguientes elementos:



Gestión de materiales: suministro y recepción de materias primeras o productos semi-elaborados para uso posterior.
Sistema de flujo de materiales: la habilidad de planificar la fabricación de productos terminados, para que estén disponibles.
Distribución física: la entrega de los productos terminados al cliente.







Los pasos que incluye la logística en el marco de la gestión de stock incluye:

Aceptar un pedido de cliente
Recibir e introducir
Control crédito/ autorización
Compromiso de entrega
Pedido a proveedores
Predicción de la demanda
Planificación de la producción
Gestión de inventarios
Entrega a cliente



Algunas de las actividades de la cadena de suministros son:

Predicción de la demanda
Selección de proveedores
Pedido de materiales
Gestión de inventarios
Planificación de la producción
Envío y entrega
Organización del intercambio de información


Los inventarios pueden reducirse (si hubiere exceso) a partir del siguiente modelo:



R%= ((PE-CE)/PE)*100



En donde:

R = reducción mensual de inventarios (%)

PE = exceso de inventario mes anterior (valor)

CE = exceso de inventario mes actual (valor)

CONTROL DE INVENTARIOS POR MEDIO DE ESTANDARES DE PRODUCCIÓN.

Como se ha dicho para un buen control de los materiales e insumos de la producción es indispensable contar con un adecuado almacén o bodega y con un sistema de contabilidad que permita tener información inmediata y exacta de las existencias, como lo es el inventario perpetuo o permanente. Adicionalmente a las dos condiciones anteriores para un buen control de los materiales, es conveniente controlar el consumo en la producción a través de estándares de la cantidad requerida para la producción de determinados artículos. Este control de las existencias por medio de estándares de consumo se ha derivado como una aplicación específica del sistema de contabilidad de costos estándar al análisis y control del uso eficiente de los materiales.



Se entiende por consumo estándar de materiales o cantidad estándar de material a las unidades de cada materia prima que de conformidad con los métodos y sistemas de producción en uso y las características y condiciones de los equipos en operación deben emplearse para producir un determinado artículo, tomando en cuenta las mermas y desperdicios que son inevitables en condiciones de eficiencia normal. Esta cantidad de materiales es la única que puede legítimamente considerarse que es la requerida para la fabricación de un producto.



Los excesos de consumo sobre la cantidad estándar son debido a alguna ineficiencia anormal o a accidentes. Estos excesos implican gastos, y por lo tanto, son pérdidas que ocurren en el proceso de producción a medida que se suceden las ineficiencias o los accidentes. Por el contrario, las economías que se obtienen en el consumo de materiales, se convierten en ganancias logradas a través de un eficiente y máximo uso de los materiales. Para que lo afirmado anteriormente tenga validez, es preciso que el estándar de consumo de materiales para la producci6n se calcule cuidadosamente, mediante experimentación de las métodos de trabajo. Los estándares suelen calcularse para usarse durante un periodo de 6 a 12 meses y algunas ve­ces un periodo más largo. Algunas empresas acostumbran utilizar los mismos estándares un año tras otro hasta que se produce algún cambio en la cantidad a consumir, en el precio o en la naturaleza del producto.



En una empresa los estándares de consumo de materiales son más tangibles y más fáciles de establecer que los llamados estándares de ma­no de obra y de gastos de fabricación, determinar la cantidad de material que debe usarse en una unidad de producción determinada, es un proceso relativa mente sencillo, por ejemplo: pueden estudiarse los registros anteriores y to­mar como estándar un promedio de la cantidad de materiales usados. El pro­medio puede calcularse de dos formas: usando el promedio de los consumos durante un período dado, como 3 o 6 meses, o promediando el resultado mejor con el peor durante el periodo anterior a la fijación del estándar.



En el caso de que se trate de fabricar un artículo nuevo o si por algún motivo los registros anteriores se consideran muy confiables para fijar un estándar, puede establecerse un estándar de consumo apropiado por medio del departamento de producción o por el departamento técnico o ingeniería, teniendo en cuenta el tamaño, la forma, la calidad del producto y otras características que resulten más económicas e indicando los resultados que pueden lograrse del uso de diferentes clases y calidades de materiales. Cuando esto sucede los estándares, pueden fijarse por dos métodos: a) por medio de prue­bas o análisis matemático y b) tecnológico. Cuando se usa el primer método se pone en producción una cantidad determinada de material y se anotan minuciosamente los resultados de la prueba y luego se estudian. Los resultados obtenidos en esta forma suelen ser artificiales debido a que los trabajadores tienen la tendencia a conceder una atención especial a los lotes de prueba y a poner más cuidado que en el uso normal de los materiales. En algunos ca­sos el proceso de producción es de tal naturaleza que es posible estimar con bastante exactitud el consumo del material. Los procesos químicos son de esta naturaleza.



En la implementación inicial de un control de inventarios por medio de estándares de consumo en la producción, no es indispensable establecer un sistema de contabilidad de costos estándar en forma sofisticada, ya que se puede implantar otro sistema alternativo denominado Consumo Estimado, el cual no se recomienda por razones prácticas debido a que al momento del inicio del control no se dispone de información de consumos anteriores. En tal caso, debe ponerse un cuidado especial para detectar la variación entre el consumo estimado y el consumo real. Esta variación no será útil para medir la eficiencia, puesto que el parámetro de comparación no es confiable, pero sirve para controlar en alguna medida el consumo de las existencias y el costo de producción de los artículos.




Cuando en alguna empresa industrial existen estándares de consumo bien establecidos puede adoptarse el procedimiento de emplear una sola solicitud o requisición para pedir al almacén todo el material necesario para una producción determinada. Esta solicitud o requisición es una lista en la que se detallan las cantidades estándar y la descripción de todos los materiales que deben emplearse en los diversos departamentos para realizar los diferentes procesos. En toda empresa industrial es normal que se sucedan ocasionalmente variaciones en el consumo de materiales; por ello, es conveniente y muy importante establecer las cantidades de, consumo estándar, lo cual ayuda a controlar en forma eficaz el material destinado a producción, a fin de evitar desperdicios y la pérdida del material por uso inadecuado. Por cada operación de producción de la que resultan averías, desperdicios o rechazos se deberá establecer el consumo real de materiales utilizados en el proceso de producción y compararle con el estándar de consumo previamente fijado. La diferencia se ajustará al valor del inventario, la cual puede ser una varia­ción desfavorable o favorable, dependiendo de un consumo en exceso o en defecto.

ACERCA DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Técnicas de Gestión de Stock.

El objetivo de la Gestión de Stock tiene dos aspectos que se contraponen. Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objetivo son conflictivos.



Reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda, de obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer a la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión. Los inventarios forman un enlace entre la producción y la venta de un producto. Los grandes inventarios permiten además, un servicio más eficiente a las demandas de los clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas en el presente y también en el futuro.



El hecho de controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas y desventajas, a continuación se menciona una ventaja:

La empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez.


Algunas desventajas son:

Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento)
Peligro de obsolescencia


Matriz de inventarios.

La siguiente matriz puede ser de utilidad para controlar los inventarios en nuestra empresa, a partir del tipo de inventario que se trate y del movimiento que presente:




Materia Prima
Wa
Sub-ensamblaje
MRO
Producto Terminado

Seguridad






Cíclico






Tránsito






Especulativo






promocional






******






******






******









Reducción de excesos:

Tratar de trasladar el punto de desdoblamiento de un pedido hacia un momento previo en la cadena de suministro para reducir los costes de mantenimiento de inventarios:






Gestión de artículos ABC (que se tocará el tema más adelante)
Ciclos de reaprovisionamiento más cortos.
.

ACERCA DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta le bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma.

Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Entre estas cuentas se pueden nombrar las siguientes: ·

•Inventario (inicial)
•Compras
•Devoluciones en compra
•Gastos de compras
•Ventas
•Devoluciones en ventas
•Mercancías en tránsito
•Mercancías en consignación
•Inventario (final)
Planificación de las Políticas de Inventario.

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente.

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.

2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel adecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a as demandas de ventas y producción (alto costo por falta de existencia).

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría.

Funciones del Control de Inventarios:

* Eliminación de irregularidades en la oferta

* Compra o producción en lotes o tandas

* Permitir a la organización manejar materiales perecederos

* Almacenamiento de mano de obra Decisiones sobre inventario.

Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas.

Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:

1.- ¿Qué cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a abastecer?

2.- ¿Cuándo reabastecer el inventario de este artículo?

Tipos de Inventarios.

Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacén. Por medio de un registro detallado que puede servir también como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades física. Lo registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. También este tipo de inventario ofrece un alto grado de control, por que los registros de inventarios están siempre actualizados.

Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al año.

Inventario final: este inventario se realiza al termino del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos períodos.

Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones.

Inventario físico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada de las existencias. Es el cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.

Es por ello que la preparación de la realización del inventario físico consta de cuatros fases las cuales son:

•Manejo de inventarios (preparativos)
•Identificación
•Instrucción
•Adiestramiento
Inventario mixto: es de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular

Inventarios de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancías que un fabricante produce para vender a su cliente.

Inventario en tránsito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compañías con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existe por que un material debe moverse de un lugar a otro, mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas y los clientes, existen exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de materia prima: en él se representan existencias de los insumos básicos de los materiales que habrá de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

inventarios en proceso: son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y de más costos indirectos a la materia prima Bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventarios en procesos.

Inventarios en consignación: es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero el titulo de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario máximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.

Inventario mínimo: es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén.

Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la producción y/o venta.

Inventario en línea: es aquel que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familia u otros tipos de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica.

Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros.

Inventario de previsión: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de seguridad: son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

Inventario de anticipación: son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de producción comercial o a un periodo de cierre de la planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajos y horas-maquinas para futuras necesidades y limitan los cambios en la tasas de producción.

Inventarios de lote o de tamaño de lote: se piden en tamaño de lote por que es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.

Inventario estacionales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisface fluctuaciones en la demanda. También estos inventarios son utilizados para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventarios intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del período contable.

Inventarios permanentes: es un método seguido en el funcionamiento de algunas -ventas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

Inventarios clínicos: son inventarios para apoyar la decisión de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.

BENEFICIOS OPERATIVOS DE LA GESTIÓN DE STOCK.

Los beneficios de las actividades bien realizadas de la gestión de stock, no se limita a los de carácter estratégico.

Los cambios profundos y significativos han logrado economías en muchas áreas operativas de la empresa y proporcionan beneficios específicos en las utilidades de muchas empresas.

Las ventajas significan no sólo ahorros en costos, sino también mayores beneficios gracias a un mejor servicio a los clientes, precios más bajos, y/o un diseño mejorado del producto. De hecho, a menudo se les dice a los gerentes que si no han realizado una mejora significativa en sus sistemas de gestión de stock en los últimos cinco años, entonces deben revisarlos con mucho cuidado.

La práctica de la gestión de stock a nivel más actualizado avanza a ritmo acelerado. Varios ejemplos planteados por T. Vollmann ilustran las reducciones en inventarios que se están alcanzando:

* Un fabricante de equipo pesado redujo sus niveles totales de inventario en un 50 por ciento durante un periodo en el que el volumen de producción creció en un 40 por ciento.

* Un poderoso fabricante de equipo para telecomunicaciones redujo en un 25 por ciento el número de días para inventariar sus existencias. Esto sucedió después de un programa importante ya lo había convertido en uno de los mejores dentro de su ramo.

* Los beneficios no sólo son para las grandes empresas. Una empresa con un personal de 300 trabajadores que abastece a la industria de copiadoras e impresoras logró reducciones totales en su inventario de 15 a 20 por ciento, y en algunos casos hasta del 80 al 90 por ciento, en menos de un año.

Los costos de operación se optimizan cuando las personas trabajan en las actividades correctas y tienen la capacidad para hacerlo. Ésta es una función primordial de la gestión de stock. Al contar con el apoyo de las demás áreas de la empresa, se pueden lograr ventajas adicionales.

Cuando se estudian los ahorros en las operaciones, en lo primero que se piensa es en los referentes a la mano de obra, pero también se pueden incluir los ahorros en equipo, materiales, mano de obra indirecta y en costos de “confusión”.

Algunos ejemplos recientes y que rescata Vollmann son:

* Un pequeño fabricante de equipo para telecomunicaciones redujo los costos de mano de obra en un 46% durante un periodo en el que la rotación de mano de obra descendió del 46% al 8%.

* Una empresa de recipientes corrugados aumentó sus volúmenes de producción en un 57% (los mayores niveles jamás alcanzados) sin agregar equipo nuevo.

* Un fabricante de equipos para hospital recibió inesperadamente un gran pedido del Medio Oriente. El nuevo sistema de gestión de stock les permitió simular el impacto al aceptar el pedido, planear los requerimientos adicionales y entregar a tiempo, sin operaciones “de pánico”.

* Luego de varios años de esfuerzo, un fabricante de automóviles logró una reducción del 58% en las horas de ensamble por automóvil.

La competencia basada en el tiempo ha despertado a últimas fechas un considerable interés por parte de la gerencia. El objetivo es reducir los tiempos de entrega de fabricación, cumplir con las promesas de entrega en menor tiempo que la competencia, y responder a demandas inesperadas en periodos cortos de tiempo.

La habilidad para llevar adelante una estrategia de competencia basada en el tiempo, requiere una ejecución eficaz de los procesos de la gestión de stock. Si no se cuenta con el material cuando éste se necesita, si no existe la mano de obra adecuada, o si no se entiende claramente la necesidad del cliente, los mejores esfuerzos están condenados al fracaso.

Sin embargo, cuando sí se unen todos estos elementos, los beneficios son considerables. Algunas empresas reportan estos resultados:

* Un fabricante de equipo para comunicaciones redujo sus tiempos totales de entrega de producción (desde la materia prima hasta el producto terminado) en más del 50% en un periodo de dos años.

* Al integrar las actividades de logística y contacto con los clientes a las funciones de la gestión de stock, un fabricante de productos al consumidor redujo el tiempo total del ciclo (desde el contacto con el cliente hasta la entrega del producto a éste) en más del 50%. Un fabricante de automóviles logró una reducción de casi 70% con la misma integración.

* Un fabricante internacional de equipo para audio ha logrado un rendimiento de entregas a tiempo superior al 98% en forma global, con un rendimiento del 100% en algunos segmentos de su negocio.

Método Peps-Inventarios

PEPS; Método de valuación de inventarios

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema periódico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado y Método retail, siendo estos los mas utilizados y mas desarrollados.

Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.

En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

Ejemplo: (Tomado de la Universidad de la salle)
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

•El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
•El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
•El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
•El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
•El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.
Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas Salidas Saldo
Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
01-01 Saldo inicial 1.000 $10 $10.000
03-01 Compras 500 $12 $6.000 500 12 6.000
04-01 Venta 1.000 $10 $10.000
100 12 1.200 400 12 4.800
15-01 Compras 600 15 9.000 600 15 9.000
28-01 Compras 500 18 9.000 500 18 9.000
31-01 Ventas 400 12 4.800
600 15 9.000
200 18 3.600 300 18 5.400

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de $12.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de $12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.oo para un total de $5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo

Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.

Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron mas económicas, se tiene un costo de venta relativamente mas bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea mas elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.

Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto mas costoso. Igualmente se afecta el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas.
Bibliografía:
Universidad de la salle
Autor: Ramiro Alberto Godoy Pedraza

inventario toma de inventarios fisicos, auditorias, controles internos de procesos

Levantamiento de inventarios físicos.
Conteo físico de los inventarios de su empresa almacenados en bodegas y puntos de venta, ofreciendo la mejor confiabilidad del mercado, garantizado. Levantamiento de inventarios de activo fijo.
Auditoría, identificación, localización y especificación de los activos fijos de su empresa. Inventarios compartidos.
Nos volvemos parte de su procedimiento interno de levantamiento de inventario físico, asegurando la confiabilidad, velocidad y veracidad del proceso. Capacitación de Inventarios. Desarrollo de procedimientos de control CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS
El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.
METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.
FASE 1
Ordenamiento previo del stock.
Codificación del stock por ubicación.
Verificación física de la ubicación del stock, de acuerdo a su codificación.
Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico.
Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario.
Corte Documentario
Ordenamiento de stock de difícil conteo.
**FASE 2**
Primer conteo físico "al barrer"
Se llenan Tarjetas de Inventario No. 1
Segundo conteo físico "al barrer", por personal diferente al primer conteo.
Se llenan Tarjetas de Inventario No. 2
Comparación de las tarjetas de inventario
Tarjetas de Inventario No. 1 VS Tarjetas de Inventario No. 2
FASE 3
Comparación con el Sistema de Kárdex
Tarjetas de Conteo Físico VS. Sistema de Kárdex
Actualización del Sistema de Kárdex al conteo físico.

¿Cómo auditar la toma física de inventarios de forma efectiva? - Nasaudit

Se acerca el cierre contable y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte
de la Administración de la compañía es efectuar un conteo de inventario físico a la
totalidad de las existencias con corte a 31 de diciembre de 2008 o una fecha cercana al
cierre en la que participe el Revisor Fiscal.
OBJETIVO
Verificar la existencia del inventario que se encuentra registrado en los estados
financieros con corte a 31 de diciembre de 2008.
RESPONSABILIDAD
La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos
para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar en realidad el conteo. La
responsabilidad del Revisor Fiscal es evaluar y observar los procedimientos físicos del
cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.
METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO
Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de
inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A
continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que
puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su
control contable.
www.nasaudit.com, es una Red de Conocimientos especializada en Auditoría Integral.
www.nasaudit.com, es una Red de Conocimientos especializada en Auditoría Integral.
CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe
compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le
denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias
que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la
Empresa.
PROCEDIMIENTOS DEL REVISOR FISCAL
Es necesario para el Revisor Fiscal estar presente en el momento del conteo, y que
mediante la observación adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho
en cuanto a la efectividad del método utilizado por la compañía para realizar el inventario,
teniendo en cuenta que con base en este inventario serán ajustados los estados
financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y sobre los cuales el Revisor Fiscal
emitirá su dictamen.
A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Revisor Fiscal debe
ejecutar al momento de la ejecución del inventario físico.
1. Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la
compañía para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras.
2. Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del
inventario el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al
conteo.
3. Realización del recorrido por las instalaciones de la compañía para determinar lo
adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa
iniciación del conteo.
4. Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones
dentro de la planta.
5. Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.
6. Verificar la eficacia de los procedimientos utilizados para realización de la toma
física de los diferentes ítems de inventario y considerar si existe una adecuada
segregación de funciones entre las personas responsables de controlar las tarjetas
de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en los registros de inventario las
tarjetas de conteo utilizadas.
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7. Verificar que no existan espacios vacios entre los ítems que se están contando
8. Cuando el inventario está empacado, el Revisor Fiscal puede solicitar la apertura
de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro del empaque se
encuentra el ítem referenciado.
9. Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y
verificación de lo adecuado del mismo.
10. Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así,
describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)
11. Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico de las
existencias y cruce con los conteos del cliente.
12. Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.
13. Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kárdex, solicitando las
explicaciones de las diferencias importantes.
14. Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kárdex y el inventario
físico en los estados financieros.
15. Verificación de la conciliación del Kárdex valorizado y el libro mayor.
Hasta pronto!
Equipo de Trabajo Nasaudit
Aportamos valor a través de nuestro conocimiento.
Bogotá D.C. / Colombia
info@nasaudit.com
www.nasaudit.com

TIPOS DE INVENTARIOS

Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

Clases de Inventarios:

De acuerdo a las características
de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios.

Inventario de Mercancías:

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de Productos Terminados:

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Suministros de Fábrica:

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

MANEJO DE INVENTARIOS

El manejo de los artículos que se encuentran en el inventario es de vital importancia, ya que estos son los que determinan en gran parte la asignación de costos en el proceso productivo y determinan en un alto grado el nivel de eficiencia y eficacia de la gestión financiera.
El inventario representa una inversión considerable por parte de las empresas manufactureras, es por ello que se hace indispensable prestarle atención especial a su manejo.

Para realizar una eficiente administración los responsables de esta área deben controlar todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversión significativa que si no se maneja de una forma adecuada puede convertirse en un problema que afectaría la gestión financiera de la empresa.

ABC y empresa

Una empresa que tenga un gran número de artículos de inventario debe analizar cada uno de ellos para determinar la inversión aproximada por unidad.

Apertura temática

Una gran cantidad de organizaciones tienen en sus bodegas una gran cantidad de artículos que no tienen una misma característica, muchos de estos artículos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros son bastante costosos y representan gran parte de la inversión de la empresa. Algunos de los artículos del inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotación baja y en consecuencia exigen una inversión considerable; otros artículos, aunque tienen un costo alto por unidad, rotan con suficiente rapidez para que la inversión necesaria sea relativamente baja.

En la mayoría de las empresas la distribución de los artículos del inventario es el 20% corresponden al 90% de la inversión en inventario, mientras que el 80% restante de los artículos corresponden solamente al 10% de dicha inversión, es por ello que se hizo necesario formular un nuevo sistema de asignación en la prioridad que se le da a las existencias que maneja la empresa:

El sistema de costos basado en las actividades o costeo ABC.

La aplicación del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por la clasificación en grupos de artículos así:

Los artículos "A" que son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión, estos representan aproximadamente el 20% de los artículos del inventario que absorben el 90% de la inversión. Estos son los más costosos o los que rotan más lentamente en el inventario.

Los artículos "B" son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 8% de la inversión.

Los artículos "C" son aquellos que normalmente en un gran número de artículos correspondientes a la inversión más pequeña. Consiste aproximadamente el 50% de todos los artículos del inventario pero solo el 2% de la inversión de la empresa en inventario.



Aunque el sistema de costeo ABC tiene algunas deficiencias estructurales, es un método excelente para determinar el grado de intensidad de control que se debe dedicar a cada artículo del inventario.

El diferenciar el inventario en artículos "A", "B" y "C" permite que la empresa determine el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.

El control de los artículos "A" del inventario debe ser muy intensivo por razón de la inversión considerable que se hace. A este tipo de artículos se les debe implementar las técnicas más sofisticadas de control de inventario.

En los artículos "B" se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus resultados.

En los artículos "C" el control que se realiza es mínimo.

Debe tenerse en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventario no tiene aplicación en todas las empresas, ya que ciertos artículos de inventario que son de bajo costo, pueden ser definitivos en el proceso de producción y no son de fácil consecución en el mercado, es por ello que necesitan una atención especial.

El control que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el control que se hace de los costos, ya que al tener una mejor distribución de los inventarios, el costo de bodegaje, manutención, vigilancia, pérdidas y obsolescencia se pueden contrastar de una mejor forma.

Por último, es necesario conocer todos los fundamentos teóricos y técnicas aplicadas para la implantación de un sistema basado en la actividades, ya que su metodología es mucho más profunda y depende del tipo de empresa en el que es utilizado.

Comentario: Le invito a visitar el canal financiero de Gestiopolis.com, en el cual encontrará información relacionada con este tema y otros afines

UNA APROXIMACIÓN A LOS MODELOS DE INVENTARIOS

INTRODUCCION
Algunos empresarios se dejan llevar por un único criterio, que en ocasiones funciona perfectamente, pero en otras nos lleva a cometer costosos errores; las personas que llevan tiempo manejando empresas saben que la realidad no es blanca ni negra, sino que, tiene diferentes matices de gris, por lo que en este escrito no se pretende dar la última palabra de nada, ya que esta no existe, lo que se busca es brindar instrumentos que aunados a su buen juicio le permitan tomar mejores decisiones, recalcando que un instrumento es útil dependiendo de la mano que lo maneja y que la toma de decisiones es aún la responsabilidad gerencial más importante. Sin embargo, a medida que logremos conocer y manejar un mayor número de instrumentos la probabilidad de éxito en nuestras empresas se incrementa, ya que la suerte esta del lado de la mente mejor preparada (esta frase se le atribuye a diversos personajes, pero independientemente de quien la haya dicho es perfectamente valida).

En el caso de los inventarios, se han escrito enciclopedias completas sobre su manejo, por lo que resumir en tan breve espacio, algunos de los criterios fundamentales para su manejo, equivale a lo que los expertos en mercadeo llaman dar una degustación del producto, buscando de esta manera, que los interesados indaguen más adelante, formas de adquirir una mayor cantidad de este. Este documento pretende dar herramientas para mejorar la toma de decisiones sobre inventarios, no da elementos para la manipulación de estos. Los modelos que se van a mencionar son relativamente sencillos y se recomienda que en la medida de lo factible se "juegue" con ellos, en una hoja de calculo, creando diferentes escenarios, con el objeto de ver las consecuencias de algunos posibles errores en el papel, sin necesidad de sufrirlos en la realidad.


EJEMPLO MOTIVADOR
Hace unos años era frecuente encontrar en las tiendas, la caricatura del "flaco arruinado por vender a crédito, al lado del gordo opulento que vendía de contado"; este manejo maniqueo de la venta, algunas personas lo trasladan a los inventarios, donde pueden existir múltiples posiciones y es frecuente observar como algunos empresarios defienden los extremos, siendo estos en ocasiones contraproducentes a los intereses de la organización.

Así como en las ventas, los empresarios y aun las tiendas y los supermercados, han debido incluir diferentes esquemas de comercialización, donde se mezclan posibilidades de crédito, con descuentos por pago de contado, como única opción de supervivencia; los empresarios en general, deben buscar herramientas para la administración de los inventarios, que les permitan manejar estos desde diversos ángulos y estar preparados a reconsiderar en cualquier momento su uso, ya que, pretender que existe hoy, una única y mejor forma de resolver algo, es síntoma de terquedad y puede llevar a la empresa a complicaciones importantes y aun a la quiebra, en el mejor de los casos puede dar la apariencia de un "falso triunfo", que con seguridad más adelante se convertirá en una derrota no percibida.

En la actualidad no es extraño encontrar personas, que afirman que: "se deben manejar grandes cantidades de inventarios, ya que esto significa riqueza y que es preferible guardar en insumos o productos la plata, ya que con las alzas ocasionadas por la inflación y/o la devaluación, se consigue una mayor rentabilidad que en otras opciones". En el otro extremo se observan las personas que afirman que: "los inventarios se deben reducir a cero y manejar una política de justo a tiempo, donde los inventarios son un problema que se genera por ineficiencia gerencial"; lo que nos hace recordar el ejemplo inicial, con un agravante, en esta situación en los dos extremos se puede estar mal, ya que alguien puede tener inventarios en exceso y no tener como pagar la nómina, mientras que en el otro extremo estaría quien ha tenido que retrasar su proceso de producción por no contar en forma oportuna con los elementos requeridos para el efecto.


MODELOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
Existen diferentes esquemas en la creación de modelos para la toma de decisiones, en este caso mencionaremos uno de los esquemas que se aplica en la ciencia de la administración, el cual, no pretende ser la verdad revelada, esto es válido para problemas de inventarios o para cualquier situación empresarial. Es fundamental enfatizar en que no debe verse como un conjunto rígido de procedimientos, en algunos casos se podrán saltar escalones, en otros tocará crear variantes, sin embargo, es importante manejar una guía que nos va a facilitar los procesos y coadyuvará a una gestión más eficiente, los pasos a seguir son los siguientes:

Aceptar o reconocer la existencia de una(s) situación(es) susceptible(s) a mejorar, lo que es diferente a un problema manifiesto, lo importante es reconocer que de actuar diferente se podrían obtener mejores resultados; en este paso se debe ser muy cuidadoso, ya que, una persona puede tener diversos objetivos; también se presenta que diferentes áreas de la organización tengan objetivos contradictorios, por ejemplo el departamento comercial puede pretender resultados que entren en contradicción con los objetivos de quien maneja el departamento financiero, en el caso de los inventarios esto se presenta con frecuencia, ya que, para un gerente financiero los inventarios pueden representar lucro cesante, mientras que para el comercial pueden representar la forma de brindar un mejor servicio, por lo que lo más importante es fijar adecuadamente el(los) objetivo(s) a conseguir.

Formular el problema, plantear la situación(es) ya definida(s), jerarquizándolas en caso de ser necesario en forma de problema, buscando solucionar primero las más criticas y/o las más viables a juicio de la gerencia. Este paso es delicado ya que un alto porcentaje de la solución, esta dado por un buen planteamiento, un planteamiento erróneo puede llevar a consecuencias desastrosas para la organización; en el ejemplo anterior, si yo pienso en ahorrar unos pesos, en esta difícil época para los negocios, lo puedo hacer en un momento determinado sacrificando servicio, si embargo, esto se puede revertir en contra de mi empresa en el mediano o largo plazo.

Construir el modelo, representar de alguna manera el problema, para nuestro caso, en forma matemática, siendo consientes de que el mejor modelo no necesariamente es el más novedoso, ni el más complicado, la bondad del modelo se mide por la forma en que este interpreta la realidad y por las ayudas que pueda brindar al tomador de decisiones.

Recolectar los datos, esta es una de las partes más dispendiosas y en donde es necesario ayuda de todas las áreas de la organización, en el caso de los inventarios debemos conocer los costos de mantenimiento y los de pedido, la demanda, el tiempo de entrega de nuestros proveedores, en fin la información que necesitamos es muy amplia y de su calidad depende la validez del modelo, ya que parodiando a los ingenieros de sistemas, si basura entra, basura sale. Si lo anterior es cierto cuando se "alimenta" un computador con mayor razón se cumple en los modelos cuantitativos.

Resolver el modelo, esta es realmente la parte más sencilla, si los pasos anteriores son correctamente efectuados, consiste en operar con los datos recolectados en el modelo previamente construido, en esta parte algunos autores recomiendan manejar escenarios, es decir hacer fluctuar los datos recopilados para analizar las posibles influencias de estos cambios y estar pendientes en caso que se presenten, otros recomiendan, de ser posible ver como se comporta el modelo en situaciones que ya sucedieron, con el objeto de verificar hasta que punto nos hubiesen ayudado a tomar la mejor decisión de acuerdo a las circunstancias.

Interpretación de los resultados, en esta parte el criterio gerencial es fundamental, ya que, NADA puede remplazar totalmente el juicio de quien toma la decisión, la idea del modelo es ayudar, no remplazar al tomador de decisiones, aquí es indispensable que quien toma las decisiones se despoje de pre-juicios y vea la solución de la forma más objetiva posible, que no piense que al proponer el modelo soluciones diferentes a las que ha venido implementando, éste o las decisiones anteriores no sirven. El verdadero profesional, puede darse a partir de la consecución de un titulo universitario y/o por la experiencia y el estudio relacionados en el campo objeto de su labor, lo que realmente lo distingue es su capacidad de análisis y de evolucionar en y con el tiempo.

Implementar el modelo, si los pasos anteriores fueron manejados correctamente, este debería ser el más sencillo, sin embargo, en la practica presenta ocasionalmente problemas, por el rechazo de algunas partes de la organización a los cambios, debido a que en todos los niveles de la organización es frecuente observar personas que por no salirse de rutinas preestablecidas, se oponen y retardan la puesta en practica de nuevas ideas.

Retroalimentar y recrear el modelo, teniendo en cuenta que las circunstancias del entorno o de la empresa pueden cambiar, es indispensable estar permanentemente verificando el modelo, lo cual no le quita validez y muestra seriedad y objetividad en la toma de decisiones, recuerde que ni aun "a los paquetes computacionales más complejos se les puede dejar decidir", que siempre el que toma las decisiones es el gestor, esto es válido aun más en lo referente a modelos de gestión.

En esta parte se sugirió crear el modelo en el sentido amplio de la palabra, no obstante, es importante recalcar, que en lo referente a inventarios existen gran cantidad de éstos, por lo que generalmente no es necesario "descubrir el agua tibia", lo importante es saber cuando y donde usarla. Los modelos deben permitirnos cometer errores en el papel, disminuyendo la probabilidad de cometerlos en la vida real, las aplicaciones en computador nos permiten ver rápidamente muchas opciones simplemente cambiando números de acuerdo a los supuestos razonados que usemos dentro de las situaciones que se pueden presentar en la empresa.

En el libro INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES EN LA CIENCIA ADMINISTRATIVA de Eppen se afirma: "Ni las dimensiones ni el refinamiento matemático del modelo implican necesariamente, por sí mismos, que éste será útil. Los modelos sencillos y pequeños también pueden tener gran utilidad si brindan ayuda para la toma de decisiones. Más aún, los grandes y sofisticados modelos que tienen éxito han evolucionado casi siempre a partir de un precursor rudimentario, merced al éxito en la experiencia administrativa"; lo cual es absolutamente valido para este tema.


ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
En los negocios existe una realidad reconocida por muchos, pero desafortunadamente racionalizada e implementada por pocos "quien compra bien, vende o produce bien". El tener una buena política de compras, le va a permitir un manejo fluido a la empresa y disminuir sus costos, lo que obviamente mejorará su rentabilidad. Debido a lo anterior es necesario estudiar los inventarios desde el momento en que se proyecta la compra, es decir involucrarlos en los procesos de planeación de la compañía y en su contrapartida obligatoria, el control.

En la acepción más amplia de la palabra, los inventarios son recursos utilizables que se encuentran almacenados para su uso posterior en un momento determinado. Algunos autores los definen simplemente como bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados. Otros autores los definen como un activo corriente de vital importancia para el funcionamiento de la empresa. Existen múltiples argumentos para justificar la tenencia o no de inventarios, de los cuales mencionaremos tan solo unos pocos.
Argumentos a favor:
Prever escasez
Es preferible ahorrar productos que plata
Permiten obtener ganancias adicionales cuando hay alzas
Facilitan desfasar (separar) los diferentes procesos de la empresa.
Argumentos en contra:
Inmovilizan recursos que podrían usarse mejor
Esconden los problemas de la empresa
Disimulan la ineptitud del tomador de decisiones
Facilitan esconder los problemas de calidad.

Los argumentos esgrimidos por los "partidarios" de cada corriente tienen validez relativa, esto es lo que los hace tan peligrosos, ya que al tener indiscutiblemente una parte de realidad son aun más difíciles de rebatir que las verdades verdaderas como diría Fuentes, debido a lo anterior es que debemos ser objetivos en la posición a asumir y no ser maniqueos, es decir no debemos creer que nuestro argumento es acertado y que todos los demás están equivocados.

Lo que es indiscutible, es que los inventarios representan un alto porcentaje de los activos en el balance y a las compras les sucede lo mismo con respecto a las utilidades en los estados de resultados, entonces si desde el punto de vista financiero reconocemos esta realidad y no hacemos nada con el objeto de mejorar su manejo estamos siendo irresponsables con nuestra empresa.

CLASIFICACIÓN ABC
En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades de adquisición. El pensar que todos los productos se deben controlar de la misma manera, es una visión limitada de la realidad, que implica desgaste y sobrecostos innecesarios.

El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios preestablecidos, la mayor parte de los textos que manejan este tema, toman como criterio el valor de los inventarios y dan porcentajes relativamente arbitrarios para hacer esta clasificación. Por ejemplo, el 10% de los productos representan el 60% de las compras de la empresa por lo tanto esta es la zona A, un 40% de los productos el 30%, que serian los que están ubicados en la zona B, el resto (50% de los productos y 10% de las compras) son productos C.

Los valores anteriores son arbitrarios, cada empresa tiene sus particularidades, si alguien decide utilizar este criterio debe ser consciente de las realidades de su empresa. Se debe pensar no solo en los costos, es importante ver otros criterios, lo que es sin duda la principal dificultad en este tipo de análisis. Es innegable, sin embargo que un pequeño porcentaje de productos, desde cualquier criterio, es indispensable para el funcionamiento de la empresa y/o para mejorar su rentabilidad, estos serian clasificados como productos A típicos, y de acuerdo a este punto de vista se van seleccionando los productos de las demás zonas; si uno considera oportuno podría pensarse en la posibilidad de agregar una zona D, para productos realmente intrascendentes y de costo muy bajo.


La siguiente gráfica nos da una visión de la clasificación ABC, no se utilizaron porcentajes en forma explícita, para no caer en la tentación de dogmatizar sobre un valor en particular, la idea es que a los productos de la zona A se le busquen modelos que permitan un control muy fuerte sobre el criterio clave que se esté manejando y a medida que se alejen los productos de esta zona, los modelos puedan ser más flexibles; esto no quiere decir que se descuide el control físico de los inventarios, ya que como se mencionó en la introducción ese no es el objetivo del presente fascículo.


MODELO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.
Este modelo parte de una serie de supuestos fuertes, los cuales se van suavizando a medida que se avanza en la teoría, sin embargo sus aplicaciones y utilidad son importantes y los desarrollos posteriores que ha permitido, lo hacen un punto de referencia obligado en todos los campos donde se hable de inventarios. Por eso no es extraño encontrar menciones a este modelo en múltiples libros de costos, de administración de operaciones, de logística, de cálculo y de otros temas. Los supuestos sobre los que este modelo se construye son:


1. La demanda se conoce con certidumbre y es constante.
2. Los costos relacionados con el modelo permanecen constantes.
3. La cantidad de pedido por orden es la misma.
4. El pedido se recibe en el momento que se ordena.
5. El inventario se restablece en el momento en que se agota.
6. El proveedor nos surte las cantidades solicitadas en un solo lote.
7. Se considera un horizonte infinito y continuo en el tiempo.
El comportamiento de este modelo se aprecia fácilmente en la siguiente gráfica



Para poder tomar una decisión sobre: la altura del triángulo (cantidad de pedido), el número de triángulos (números de pedidos en el periodo), la base del triángulo (tiempo entre pedidos) y conocer el valor asociado con estas decisiones es necesarios conocer los siguientes datos:

Demanda, normalmente se trabaja anual, aunque el modelo permite otros manejos, se calcula a partir de los presupuestos de la empresa.

Costo de pedido, este se genera cada vez que la compañía efectúa una compra, en su calculo debe involucrarse desde el tiempo que se toma para efectuar el pedido, hasta los gastos de transporte y recepción de la mercancía, sin olvidar incluir los gastos administrativos pertinentes al pago de la factura.

Costo de mantenimiento (conservación), este nos indica cuanto vale tener la unidad de inventario en bodega, debe tenerse en cuenta desde el costo del dinero, hasta los seguros en caso de tenerlos, el de la bodega y el del personal que maneja los inventarios, este costo se debe dar en la misma unidad de tiempo en que se estima la demanda.


La parte compleja del modelo es precisamente la definición de los costos anteriores, si se calculan objetivamente el modelo da unos resultados válidos así no sean absolutamente exactos, el objetivo del modelo no es minimizar uno de estos costos, ya que su comportamiento es inverso y en caso de minimizar uno solo de ellos, el otro se dispara por lo que los costos asociados serán más altos, lo importante es minimizar la suma de los costos de pedir y de mantener , lo que se conoce con el nombre de costo asociado, en la siguiente gráfica observamos como dicho costo en los valores cercanos al mínimo, no cambia considerablemente, sin embargo si nos alejamos de este los costos pueden incrementarse de forma importante, por lo que la idea consiste en pedir un valor muy cercano a la cantidad económica de pedido.




La simbología que se va a utilizar es una de las tantas existentes, en caso de que se consulte a alguno de los autores citados o a otros es posible encontrar símbolos diferentes, esto no es problema lo importante es tener claros los elementos conceptuales.

D : Demanda
Co : Costo de pedido
Cc : Costo de conservación
Q* : Cantidad económica de pedido
N : Número de pedidos
Tc : Tiempo entre pedidos
CA: Costo asociado a la política de inventarios
CT: Costo total, involucra valor de los artículos y el costo asociado.

Calculando las primeras tres variables los demás valores quedan automáticamente dados, la demostración del porque se utilizan las formulas siguientes proviene del calculo diferencial:









Ejemplo
Un impresor que en la actualidad esta haciendo una compra mensual, estudio el comportamiento del papel libro de 70 gr. en los últimos doce meses, encontró que su demanda fue de: 10, 11, 10, 9, 10, 11, 9, 10.5, 10, 9, 9 y 11.5 toneladas por mes, estima el precio de compra se va a mantener en $2.300.000 por tonelada, su costo de pedido en $500.000 y por política carga un 15% del costo unitario al manejo de los inventarios mas $55.000 por concepto de bodegaje, calcular:
1. El modelo a manejar en estas condiciones.
2. Si el proveedor ofrece darnos un descuento del 10% por compras superiores a 30 toneladas y uno del 11% por compras de 60 toneladas, como cambiaría mi política.
3. Si adicional al descuento logramos obtener un plazo que hace que nuestro costo de conservación se reduzca solamente al de bodegaje como cambiaría mi política.

Lo primero que debemos observar es el comportamiento de la demanda el cual vemos que es relativamente constante, por lo que podemos asumir que nuestro modelo se comporta de acuerdo a los parámetros de un modelo de cantidad económica de pedido con los siguientes datos de entrada:
D = 120 toneladas año
Co = $500.000
C = $2.300.000 tonelada
Cc = $400.000 tonelada/año
Por tanto







Como podemos observar en esta política de compra de inventarios, la empresa ahorra más de un 20% en el costo asociado a los inventarios que tendría si efectuase una compra mensual ( CA = 12*500.000 + [12/2]*400.000 = $8.500.000), lo que sumado al ahorro que se lograría con los diferentes productos que maneja la compañía permitirá mejoras importantes en la rentabilidad al final del ejercicio.

Con respecto a la pregunta 2:

Alternativa 1:





Alternativa 2:




Por lo tanto se debe aceptar el descuento del 10%, ya que en caso de seleccionar la escala que brinda descuento del 11%, los sobre costos por manejo de inventarios son superiores a los beneficios que se obtendrían con un menor valor de la compra.

La pregunta 3, hace gala de un aforismo, que en ocasiones es valido: "no importa el precio sino el plazo"; para nuestro caso al cambiar radicalmente el costo de conservación se debe recalcular todo el modelo con un costo de conservación de $55.000, lo que nos dará los siguientes resultados:








En esta fase de éste problema en particular vemos como con un reducción del costo de pedido, automáticamente, podemos pedir con un descuento del 10% dadas las condiciones de negociación planteadas, con lo que conseguiría ahorros por una cantidad superior a los treinta millones de pesos con respecto a los resultados obtenidos en el modelo clásico, si vemos la segunda escala de descuentos obtenemos:


En este caso se debe aceptar la segunda escala de descuentos.



CONCLUSIONES
El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa, si este no se efectúa correctamente la posibilidad de tener problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que permanentemente se deben estar revisando los normas para su manejo dentro de la compañía, siendo conscientes de que estamos en una realidad donde lo único constante es el cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de ser competitivo y salir del mercado es muy alta.

En las decisiones administrativas el criterio del experto es insustituible, sin embargo un buen manejo de los instrumentos cuantitativos facilita de manera considerable su labor, permitiéndole cometer errores en el papel, con lo que la rentabilidad de la compañía debe mejorar considerablemente, en el ejemplo del fascículo jugamos tan solo con dos posibles variaciones, se pueden manejar diferentes opciones entre las que podrían estar, como afirma BONINI afiliarse a clubes de compradores con el fin de obtener mejores condiciones de negociación.