Dirección de materiales

El ciclo de dirección de materiales consiste en la entrada de bienes a través de la adquisición de materiales, comprando al contado o a crédito parcial o total, y en el transporte interno y gestión de los stocks. Las estrategias relevantes relacionadas con la compra, transporte y almacenamiento, deben incluir en estas funciones métodos de coste efectivo. El flujo de materiales incluye a vendedores y proveedores y es parte integral de las operaciones del negocio. La previsión de compras se basa directamente en los programas de producción u otros planes de utilización internos. Una dirección de materiales altamente integrada es posible si existe un proceso de planificación interno disciplinado.
La actividad logística en una empresa coordina el flujo de materiales y la información relacionada a través del sistema. Debe coordinar la planificación de la producción y adecuar la frecuencia de las entregas con las demandas de ventas y la frecuencia de pedidos de los clientes, para lo cual es necesario compartir la información. Ello requiere un sistema de información integrado que permita:
1. Un subsistema de entrada de datos que esté disponible para cualquier otro subsistema que lo necesite; por ejemplo, los datos relacionados con pedidos de clientes deben estar al alcance de los controles de existencias, programación de la producción, previsión de ventas, etc.
2. Todos los subsistemas interrelacionados deben tener acceso a los datos a través de una comunidad de datos.
3. Actividades muy próximas entre sí deben estar integradas en el mismo procedimiento, procesamiento de pedidos, comprobación de crédito y localización de existencias.
Hay que permitir que se comparta ampliamente un equipo caro y vital; por ejemplo, la instalación del ordenador central, la base de datos y los paquetes de aplicación, entre otros, pueden ser compartidos entre varias funciones.
El sistema de información logística consiste en dos subsistemas que tratan con proveedores y clientes. Las entradas del subsistema de proveedores consiste en el plan de necesidades de materiales, indicando cuántos artículos de cada tipo se necesitan y cuándo se necesitarán para la producción, lo cual debe ser comprobado con las existencias actuales y con los pedidos pendientes. Si es necesario, habrá que decidir las fuentes que suministrarán cualquier material extra que se necesite, y habrá que hacer las correspondientes compras. Este proceso parece simple, pero una empresa puede tener cientos de proveedores y mantener existencias de varios miles de unidades distintas. Hay que vigilar atentamente la posibilidad de escasez de existencias y comprobar la fiabilidad de los proveedores, los precios y servicios. Al mismo tiempo, hay que minimizar las existencias evitando que se pueda llegar a parar la producción debido a la falta de material. Evidentemente, es necesario un sistema de información que equilibre simultáneamente todos esos factores.
En cierta manera, el subsistema de los clientes es la imagen del sistema de oferta. El principio del proceso es el pedido de un cliente. Hay que comparar cientos de pedidos diarios con los informes de los clientes para comprobar su solvencia y los términos especiales necesarios, entre otras cosas. Tras ello hay que asignar material al pedido, reaprovisionar las existencias, si es necesario, y organizar la entrega y facturación, así como otras actividades complementarias. Después, hay que reunir gran cantidad de información sobre el nivel de servicios conseguido, nivel de renovación de pedidos, etc., para ayudar a hacer la previsión de demanda.
Ambos subsistemas se unen en la función de fabricación y deben integrarse a través del control de producción de manera que el subsistema proveedor genere lo que pide el subsistema clientes. Muchas empresas han instalado sistemas de planificación de materiales requeridos. Este sistema, básicamente, prevé los componentes y materiales necesarios para cubrir el programa de producción principal de una empresa y la factura correspondiente al material de cada producto terminado. Se calcula lo que se necesitará a partir de los niveles de existencias almacenadas, los pedidos encargados, así como el momento en que se necesitarán los artículos y el tiempo de adelanto del suministro. Un sistema de planificación de materiales requeridos bien aplicado puede reducir los niveles de existencias, acelerar los cambios en el proceso de producción para adecuarse a la demanda y aumentar el nivel del servicio para corresponder a la demanda. La idea básica es simple, pero el control de tantas actividades sólo es posible a través de una tecnología informática avanzada.
Otros métodos, como por ejemplo el sistema "just-in-time", pueden reducir los niveles de existencias a la vez que mantener los niveles de servicios. De lo que se trata es de que los materiales necesarios lleguen justo a tiempo para utilizarlos en la fabricación. Para que el sistema funcione adecuadamente se necesitan tiempos fiables de adelanto del suministro. Un desarrollo similar en el campo de la distribución es el sistema de planificación de distribución requerida. Este sistema se inicia con la demanda de un producto terminado que crea un programa de necesidades en cada nivel de la cadena distributiva. Este es un sistema de "arrastre", en el cual la demanda final "arrastra" los productos necesarios al final de la cadena, en lugar de ser el plan de producción decidido el que "empuja" los productos a lo largo de la línea. Puesto que ahora el énfasis se sitúa en las necesidades del cliente, tiene más sentido el primero que el segundo, aunque ambos tienen sus ventajas.
La última innovación es combinar los sistemas de planificación de materiales requeridos y el de planificación requerida de distribución en un sistema de planificación de necesidades logísticas, que enlaza la demanda final con el proveedor a través de toda la cadena. Para poder utilizar este sistema hay que solventar una serie de dificultades previas, que requieren un elevado grado de dedicación por parte de la dirección y de toda la organización.